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Fechamento de Caixa para Clínica de Estética: entenda tudo aqui!

Publicado em 09/05/2019

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Com a rotina corrida da clínica de estética, muitas vezes, uma atividade importante para a gestão financeira acaba ficando de lado: o fechamento de caixa. Negligenciar esse trabalho pode fazer com que você perca dinheiro e compromete os resultados da empresa.

fechamento de caixa

Para saber se as finanças da clínica estão em ordem, é essencial ter controle de tudo que entra e sai do caixa. Essa é uma tarefa administrativa simples, porém, exige muita disciplina de quem é responsável por ela.

Para ajudar você a fazer um bom fechamento de caixa, preparamos este post. Nele, você vai ver as vantagens dessa atividade, aprender a colocá-la em prática e até e conhecer tecnologias a fim de facilitar esse processo. Boa leitura!

O que é fechamento de caixa?

Sumário

É a verificação dos valores que entraram e saíram do caixa durante o expediente de trabalho. Ao somar todas as entradas e deduzir as saídas, o resultado precisa ser o valor exato que está em caixa. Esse procedimento faz parte da rotina de controle financeiro de uma clínica de estética. A frequência pode variar de acordo com a organização da sua empresa: diário ou mensal.

No entanto, o ideal é fazer esse controle todos os dias. Isso porque fica mais fácil de lembrar do que aconteceu no horário de trabalho para lançar informações que, eventualmente, possam ter sido esquecidas. O fechamento de caixa parece uma tarefa simples. Contudo, qualquer esquecimento, troco errado ou lançamento incorreto pode fazer com que o saldo não bata com o registrado.

Por que o fechamento de caixa é importante em uma clínica de estética?

Isso é uma questão de sobrevivência. Afinal, sem esse monitoramento você coloca a saúde financeira do seu negócio em risco. E o pior de tudo é que você só vai perceber os desfalques tarde demais. Ao fazer o fechamento de caixa diariamente, você tem um olhar mais minucioso sobre de onde vem o dinheiro e para onde ele vai. Assim fica mais fácil mensurar quantos procedimentos você vende por dia, identificar gastos desnecessariamente altos, desvios de dinheiro, entre outros.

Quais são os benefícios de fazer um bom fechamento de caixa?

Os resultados do fechamento de caixa trazem insights importantes sobre a performance financeira da empresa. Portanto, essa pode ser considerada uma tarefa estratégica. A seguir, você vai ver as principais vantagens de fazê-la. 

Obtém dados diários sobre o desempenho financeiro

Como você viu anteriormente, esse controle não precisa ser feito diariamente. Quando o fluxo de clientes e a movimentação financeira são baixos, é possível espaçar essa tarefa. Porém, a conferência diária permite que você tome decisões mais rápidas em caso de divergências de dados e até crises.

Melhora o entendimento sobre as formas de pagamento mais usadas

Dinheiro, cheque, cartão de débito ou crédito. Você sabe qual dessas opções de pagamento é a mais requisitada pelos clientes? Ao fazer fechamento de caixa, você visualiza melhor as preferências deles. Esses dados podem ajudar na hora de escolher a máquina de cartão mais adequada as demandas do seu negócio, mensurar a quantia de dinheiro em espécie necessária para dar trocos etc.

Previne fraudes e furtos

Existem vários motivos para as divergências no fechamento de caixa: retiradas não registradas, procedimentos cobrados com valor inferior ao lançado, trocos errados e até furtos. Se você não fizer essa checagem diária, vai demorar para perceber os desfalques e o prejuízo só vai aumentar.

Sendo assim, esse controle financeiro serve para identificar inconsistências, investigar a origem do problema e buscar soluções com o objetivo de evitar essas situações. Às vezes, falta apenas um treinamento adequado para quem cuida desse processo. Mas você só vai saber disso se fizer o acompanhamento.

Indica a origem das principais despesas da clínica

Misturar as despesas pessoais com as do negócio é um dos erros mais comuns na administração de clínicas de estética. Ao fazer o acompanhamento de tudo que entra e sai do negócio, você pode ter uma visão mais clara do mal que essa atitude pode estar causando à saúde da sua empresa.

Além disso, esse procedimento permite a identificação de quais são as principais fontes de receita da clínica e para onde todo esse dinheiro está indo. Com essas informações, é possível constatar despesas desnecessariamente altas e eliminar os pontos de desperdício. Assim, você consegue otimizar os lucros da clínica.

Ajuda a identificar sazonalidades

Você sabe quais são os dias do mês que a sua clínica tem mais movimento? E os meses do ano? Um controle financeiro minucioso ajuda a determinar quais são os melhores e piores períodos do seu negócio. Dessa forma, você pode planejar melhor os pagamentos porque sabe quando terá dinheiro em caixa e até pensar em ações promocionais para aumentar o fluxo de clientes em dias mais parados.

Como você pode perceber, fazer o fechamento de caixa é essencial para a saúde financeira da sua empresa. Todavia, para usufruir dos benefícios da atividade, é importante que você faça os registros e o acompanhamento de maneira correta. Você vai ver como fazer isso, a seguir.

Como fazer um fechamento de caixa eficiente em uma clínica?

Antes de tudo, você precisa designar uma pessoa para se responsabilizar pela tarefa. Se todas as esteticistas tiverem acesso ao caixa a fim de fazer lançamentos, recebimentos e pagamentos, fica difícil sistematizar esse processo. Geralmente, quem cuida dessa parte é a secretária ou a recepcionista da clínica. Dependendo do porte e da organização da empresa, quem fica com a responsabilidade é o próprio dono. Você é quem decide o que funciona melhor no seu negócio.

O ideal é deixar a tarefa a cargo da recepção para não sobrecarregar você, nem prejudicar o andamento do processo durante a sua ausência. Entretanto, é necessário acompanhar as movimentações ao longo do dia e, principalmente, no fechamento. A seguir, você vai ver um passo a passo para fazer esse trabalho como eficiência.

Contrate um profissional competente

Você precisa estar cercado de pessoas competentes e comprometidas com os resultados do negócio para ter uma clínica de estética de sucesso. Portanto, é essencial contratar um profissional qualificado e de confiança para cuidar do caixa. Quem assumir essa tarefa vai movimentar parte do dinheiro que entra e sai da empresa. Sendo assim, essa pessoa precisa ser organizada, metódica e ter inteligência emocional para lidar com tanta responsabilidade.

Abra o caixa

Ao iniciar as atividades da empresa, a primeira coisa a ser feita é abrir o caixa. Esse procedimento consiste em registrar o valor disponível para começar as operações. Geralmente, esse saldo é resultado do fechamento do dia anterior. Se o caixa estiver zerado, é necessário colocar um aporte conhecido como fundo reserva ou de troco. Esse valor serve para garantir o troco dos primeiros clientes e o pagamento de pequenas despesas ao longo do dia.

Registre todas as operações

Tudo que entrar ou sair do caixa precisa ser registrado:

  • vendas de procedimentos;
  • pagamentos de fornecedores e despesas diversas;
  • vales para funcionários;
  • sangria de caixa: recolhimento de dinheiro para depósito, armazenamento em cofre ou malotes quando o montante acumulado em espécie é alto;
  • reforços para troco;
  • entre outros.

Além disso, é importante armazenar todos os documentos originários dessas movimentações e categorizá-los. As vendas com cartão de crédito, por exemplo, precisam ser diferenciadas das de débito. Além disso, os comprovantes devem ser separados por bandeira. A mesma lógica vale para cheques a vista, pré-datados e demais transações financeiras.

Confira os valores

Com tudo bem organizado, agora é só somar os valores que entraram de acordo o tipo de movimentação e, também, as saídas. É nesse momento que muitas inconsistências aparecem. Se o valor no caixa está superior ao registrado, pode ser que você tenha esquecido de lançar sangrias, vales, pagamentos etc.

Agora, se estiver faltando, as causas podem ser trocos errados, registro duplicado de vendas e até furtos. É por isso que o controle diário é mais seguro. Como o evento foi recente, fica mais fácil lembrar o que aconteceu no dia e corrigir os erros antes de fechar o caixa.

Faça o fechamento do caixa

Para fechar o caixa, você precisa somar o saldo inicial com todas as entradas e, em seguida, subtrair as saídas. O resultado precisa ser o valor exato que está em caixa. Caso sua clínica atue em horário estendido, é provável que você tenha mais de uma recepcionista. Nessa hipótese, o ideal é fazer um fechamento parcial na troca de turno e o fechamento definitivo no encerramento das atividades.

Essa tarefa não é tão complicada quanto parece. A verdade é que você precisa ter muita disciplina e lançar todas as movimentações para que o saldo bata com os registros no final do dia. Todavia, para conseguir isso, é importante conhecer alguns erros comuns nesse processo para evitá-los. Veja no próximo tópico.

Quais são os principais erros no fechamento de caixa?

Tão importante quanto saber o que fazer, é conhecer as falhas mais frequentes ao executar essa tarefa. A seguir, você vai conhecer os principais erros no fechamento de caixa para não cometer os mesmos deslizes na sua empresa.

Categorizar entradas e saídas de forma genérica

Cada entrada e saída precisa ser especificada: pagamento do fornecedor X, café da manhã dos funcionários, vale para fulana, procedimento tal na cliente Y e assim por diante.

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Um erro muito comum é lançar essas movimentações com nomenclaturas genéricas como “saídas diversas”, “entradas diversas” e “outros pagamentos”. Isso dificulta a identificação de onde o dinheiro está vindo e para onde ele vai. Ao discriminar com detalhes as movimentações, fica mais fácil identificar quais os procedimentos são os carros-chefe da sua empresa e quais são aqueles que têm pouca saída. Essas informações ajudam nas tomadas de decisões.

Contar com dinheiro que ainda não está em caixa

O fechamento de caixa precisa ser um retrato fiel de todos os recursos financeiros que a clínica dispõe. Se você fez uma venda parcelada, por exemplo, esse valor só pode ser lançado quando entrar na conta da empresa. É claro que você precisa fazer projeções para organizar os pagamentos futuros. Mas o ideal é não contar com um dinheiro que nem sequer entrou no caixa. Afinal de contas, os clientes podem atrasar ou até deixar de honrar com o compromisso.

Fazer o controle de forma manual

O trabalho é bem meticuloso e centavos não contabilizados podem fazer com que a conta não bata no final do dia. Por essa razão, é essencial contar com apoio tecnológico para ajudar no fechamento de caixa. A seguir, você vai entender melhor a importância de um software nesse processo.

Como um software pode ajudar no fechamento de caixa?

O controle feito por anotações em cadernos ou até planilhas no computador é suscetível à falha. Afinal, qualquer vírgula colocada fora do lugar pode alterar a conta e, dependendo de fluxo de movimentações financeiras, fica praticamente impossível encontrar onde está o erro.

Portanto, o mais recomendado é contar com apoio de um software que tenha a função de fechamento de caixa inclusa. O sistema organiza todas as entradas e saídas, segmenta as informações de acordo com a categoria dos recebíveis e faz cálculos automáticos. É só clicar em um botão que o caixa é fechado. Dessa forma, é possível ter acesso a relatórios mais precisos e confiáveis. A seguir, você vai conhecer as vantagens obtidas com um software especializado.

Melhora o controle das movimentações financeiras

Se um procedimento vendido foi registrado com um preço abaixo do definido por tabela, por exemplo, é possível verificar data, horário e quem fez esse lançamento fora do padrão. Isso torna as informações mais seguras e os erros ficam mais fáceis de serem rastreados.

Além disso, é possível ter uma visão mais precisa sob os prazos para pagamento, despesas desnecessariamente altas e até retiradas excessivas feitas pelos sócios. Esse controle permite que você otimize os recursos da clínica para manter a operação no azul e, ainda, lucrar.

Ajuda no planejamento financeiro da clínica

Imagine que a agenda da clínica vive lotada, mas, mesmo assim, a empresa está operando no vermelho. Talvez, você cometeu algum erro na hora de precificar serviços e o dinheiro que entra não é suficiente para cobrir as despesas. Com um sistema de fechamento de caixa, é possível armazenar dados históricos do desempenho financeiro da empresa. Assim, você consegue identificar falhas, projetar receitas futuras, além de planejar pagamentos e investimentos.

Se os recebimentos não são suficientes para honrar os pagamentos previstos, por exemplo, você identifica esse fato a tempo de aplicar estratégias para evitar danos maiores. É possível planejar ações promocionais para atrair mais clientes, fazer cobranças de inadimplentes, renegociar prazos, melhorar a gestão de custos etc.

Agora que você já conhece as vantagens de um software para controlar o caixa, chegou a hora de entender como escolher a ferramenta mais adequada para o seu negócio. Entenda a seguir.

Como escolher um software para ajudar no fechamento de caixa?

Existem diversos softwares de gestão que servem para todos os tipos de negócios e ajudam na otimização de processos, inclusive no fechamento de caixa. Contudo, o ideal é escolher um software para estética. Afinal de contas, uma ferramenta especializada tem funções específicas para atender o seu nicho de mercado. Isso faz toda a diferença na administração da sua clínica. Para escolher a tecnologia ideal, você precisa observar vários aspectos. Acompanhe as dicas a seguir.

Faça uma análise interna e considere as necessidades do negócio

O software ideal é sempre aquele que atende melhor às demandas próprias do seu negócio. Portanto, o primeiro passo é olhar para dentro e identificar quais são as lacunas administrativas. Quer um exemplo prático? Você tem uma clínica de estética com mais de uma unidade e todas fecham no mesmo horário. É claro que você não vai conseguir participar do fechamento de caixa de todas elas.

Existem softwares que emitem alertas por SMS e e-mail para quando o caixa for fechado. Dessa forma, você pode acompanhar de perto as movimentações da clínica mesmo se não estiver presente.

Verifique a opção de integrar contas

O caixa de uma clínica de estética não é composto apenas pelo dinheiro que está na gaveta da recepção. Tudo que entra e sai das contas bancárias da empresa fazem parte do caixa e precisam entrar no fechamento. Portanto, cheque se o sistema tem a opção de adicionar múltiplas contas para compor o caixa.

Essa alternativa também facilita a conciliação bancária — processo de conferência dos registros financeiros com o saldo disponível em conta. Se você perceber inconsistência, pode ser que uma sangria para depósito, por exemplo, não foi realmente depositada, um cheque que deveria ter sido compensado estava sem fundos, vendas nos cartões não caíram na conta, entre outras causas.

Priorize a segurança das informações

Dados de caixa são sigilosos, por isso nem todo mundo precisa ter acesso a eles. Um bom software precisa ter restrições de uso de acordo com o cargo de cada funcionário. Um massoterapeuta, por exemplo, não precisa ter acesso ao que entra e sai do caixa da clínica. Além disso, é importante que todos os lançamentos sejam mesmo registrados e armazenados pelo programa. Assim, você terá acesso às informações seguras e precisas.

Cheque a reputação da empresa

Para vender, qualquer empresa de softwares vai falar muito bem de si mesma. Para ter certeza que o sistema é fácil de usar e, de fato, vai levar benefícios para sua clínica, é importante investigar a reputação desse fornecedor. Portanto, peça indicação de conhecidos, procure clientes que já utilizaram a ferramenta, faça pesquisas nas redes sociais e até em sites de reclamação.

Dessa forma, você terá certeza de adquirir a solução de um negócio renomado. Aliás, verifique também se a empresa oferece treinamentos de uso, suporte técnico e atualizações periódicas.

Teste a ferramenta antes de contratar

Existem empresas que disponibilizam demonstrações gratuitas para que o cliente possa testar a ferramenta antes de contratá-la. Você pode aproveitar essa oportunidade para usar o sistema e analisar se ele vai atender às suas expectativas. O Belle Software é um sistema de gestão ERP especializado em negócios de estética e tem o fechamento de caixa dentre as funcionalidades. A empresa oferece teste gratuito por 14 dias. Experimente!

Quais são os benefícios que um bom software pode proporcionar?

Um fechamento de caixa eficiente é apenas uma das vantagens de contratar um bom software de estética. A ferramenta apresenta um conjunto de funções relacionadas à gestão financeira como:

Os benefícios se estendem para a gestão de funcionários, gestão de clientes e marketing. A seguir, você vai ver os principais motivos para investir em um bom software de estética.

Centralização de informações

Todas os dados da clínica ficam armazenados em um sistema integrado: estoque, faturamento, vendas, agendas, frequência de funcionários, ficha de avaliação dos clientes, cadastro etc. Com isso, fica mais fácil organizar e otimizar a operação da clínica.

Organização da agenda

A marcação de horários em agendas de papel é coisa do passado. Afinal de contas, o processo manual é falho, existe a possibilidade de agendar procedimentos em feriados, errar no cálculo de tempo de cada atendimento e diversos outros deslizes. Um sistema para clínica de estética deixa as agendas de todos os profissionais que atuam na empresa mais organizada. Além do mais, existem softwares com recursos de confirmar presença antes dos clientes nos horários marcados.

No dia anterior ao atendimento, o cliente pode receber um SMS ou e-mail com um lembrete. Essa estratégia reduz as faltas ou faz com que o cliente avise sobre a ausência com antecedência. Dessa forma, você pode encaixar outro consumidor no horário e manter a agenda da clínica sempre cheia.

Entendimento sobre os hábitos dos clientes

Como todos os processos são registrados e centralizados, é possível ter acesso ao histórico de procedimentos e dados pessoais de cada consumidor. Essas informações ajudam a entender melhor o comportamento e fazer segmentação de clientes. Essa é uma estratégia que categoriza os clientes com base em interesses e características semelhantes como local onde mora, gênero, procedimentos preferidos etc.

Essa separação é fundamental para oferecer pacotes adequados a cada perfil de cliente e personalizar o atendimento. Dessa forma, você não corre o risco de enviar promoções de depilação masculina, por exemplo, para uma mulher solteira.

Otimização das ações de marketing

Com dados ricos sobre o comportamento do cliente, você consegue elaborar ações inteligentes e direcionadas a fim de atrair mais clientes e fidelizar os que a clínica já tem. Ações de e-mail marketing, marketing de relacionamento, remarketing, marketing sensorial, entre outros, exigem um conhecimento profundo sobre as preferências de cada consumidor. Um software de estética proporciona esse conhecimento. Assim, suas estratégias têm maiores chances de conversão.

O fechamento de caixa é uma atividade estratégica e deixar de fazê-la pode comprometer a saúde financeira do seu negócio. Por isso, registre e acompanhe tudo que entra e sai do caixa da sua clínica. Usar um software de estética é uma boa ideia para otimizar esse processo, garantir segurança das informações e obter resultados mais precisos.

Gostou do conteúdo? Então que tal conhecer um sistema para ajudar você no fechamento de caixa da sua clínica de estética. Entre em contato conosco agora mesmo e conheça todas as funções do Belle Software.

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