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Fechamento de Caixa para Clínica de Estética: entenda tudo aqui!

Publicado em 09/05/2019

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Veja como fazer um bom fechamento de caixa e esclareça dúvidas simples, porém importantes, para ter uma boa gestão na sua empresa. Conheça também todas as vantagens de investir em um software de gestão financeira e as possibilidades que essa ferramenta pode oferecer à sua clínica.

Com a rotina corrida da clínica de estética, muitas vezes, uma atividade fundamental para a gestão financeira acaba ficando de lado: o fechamento de caixa. Negligenciar esse trabalho pode fazer com que você perca dinheiro e compromete os resultados da empresa.

Para saber se as finanças do estabelecimento estão em ordem, é essencial ter controle de tudo que entra e sai do caixa. Essa é uma tarefa administrativa simples, mas que exige bastante disciplina de quem é responsável por ela.

fechamento de caixa

Para ajudá-lo a fazer um bom fechamento de caixa, preparamos este post. Nele, você vai ver as vantagens dessa atividade, aprender a colocá-la em prática e até conhecer tecnologias a fim de facilitar esse processo. Boa leitura!

O que é fechamento de caixa?

Sumário

É a verificação dos valores que entraram e saíram do caixa durante o expediente de trabalho. Ao somar todas as entradas e deduzir as saídas, o resultado precisa ser o valor exato que está em caixa. Esse procedimento faz parte da rotina de controle financeiro de uma clínica de estética. A frequência pode variar de acordo com a organização da sua empresa: diária ou mensal.

No entanto, o ideal é fazer esse controle todos os dias. Isso porque fica mais fácil de lembrar o que aconteceu no horário de trabalho para lançar informações que, eventualmente, possam ter sido esquecidas. O fechamento de caixa parece uma tarefa simples. Contudo, qualquer esquecimento, troco errado ou lançamento incorreto pode fazer com que o saldo não bata com o registrado.

Por que o fechamento de caixa é importante em uma clínica de estética?

Isso é uma questão de sobrevivência. Afinal, sem esse monitoramento, você coloca a saúde financeira do seu negócio em risco. E o pior de tudo é que só vai perceber os desfalques tarde demais. Ao fazer o fechamento de caixa diariamente, você tem um olhar mais minucioso sobre de onde vem o dinheiro e para onde ele vai. Assim fica mais fácil mensurar quantos procedimentos são vendidos por dia e identificar gastos desnecessariamente altos, desvios de dinheiro, entre outras ocorrências.

Quais são os benefícios de fazer um bom fechamento de caixa?

Os resultados do fechamento de caixa trazem insights importantes sobre a performance financeira da empresa. Portanto, essa pode ser considerada uma tarefa estratégica. A seguir, você vai ver as principais vantagens de fazê-la.

Obter dados diários sobre o desempenho financeiro

Como você viu anteriormente, esse controle não precisa ser feito diariamente. Quando o fluxo de clientes e a movimentação financeira são baixos, é possível espaçar tal tarefa. Porém, a conferência diária permite que você tome decisões mais rápidas em caso de divergências de dados e até crises.

Melhorar o entendimento sobre as formas de pagamento mais usadas

Dinheiro, cheque, cartão de débito ou crédito. Sabe qual dessas opções de pagamento é a mais requisitada pelos clientes? Ao fazer fechamento de caixa, você visualiza melhor as preferências deles. Esses dados podem ajudar na hora de escolher a máquina de cartão mais adequada às demandas do seu negócio, medir a quantia de dinheiro em espécie necessária para dar trocos etc.

Prevenir fraudes e furtos

Existem vários motivos para as divergências no fechamento de caixa: retiradas não registradas, procedimentos cobrados com valor inferior ao lançado, trocos errados e até furtos. Se você não fizer essa checagem diária, vai demorar para perceber os desfalques, e o prejuízo só vai aumentar.

Sendo assim, esse controle financeiro serve para identificar inconsistências, investigar a origem do problema e buscar soluções com o objetivo de evitar essas situações. Às vezes, falta apenas um treinamento adequado para quem cuida desse processo. Mas você só vai saber disso se fizer o acompanhamento.

Indicar a origem das principais despesas da clínica

Misturar as despesas pessoais com as do negócio é um dos erros mais comuns na administração de clínicas de estética. Ao fazer o acompanhamento de tudo que entra e sai do estabelecimento, você pode ter uma visão mais clara do mal que essa atitude pode estar causando à saúde da sua empresa.

Além disso, esse procedimento permite identificar quais são as principais fontes de receita da empresa e para onde todo esse dinheiro está indo. Com essas informações, é possível constatar despesas desnecessariamente altas e eliminar os pontos de desperdício. Assim, você consegue otimizar os lucros do negócio.

Ajudar a identificar sazonalidades

Você sabe quais são os dias do mês que a sua clínica tem mais movimento? E os meses do ano? Um controle financeiro minucioso ajuda a perceber os períodos mais e menos lucrativos do seu negócio. Dessa forma, você pode planejar melhor os pagamentos porque sabe quando terá dinheiro em caixa e até pensar em ações promocionais para aumentar o fluxo de clientes em dias mais parados.

Como pode notar, fazer o fechamento de caixa é essencial para a saúde financeira da sua empresa. Todavia, para usufruir dos benefícios da atividade, é importante que faça os registros e o acompanhamento de maneira correta. Você vai ver como efetuar isso a seguir.

Como fazer um fechamento de caixa eficiente em uma clínica?

Antes de tudo, você precisa designar uma pessoa para se responsabilizar pela tarefa. Se todas as esteticistas tiverem acesso ao caixa a fim de fazer lançamentos, recebimentos e pagamentos, fica difícil sistematizar esse processo. Geralmente, quem cuida dessa parte é a secretária ou a recepcionista do estabelecimento. Dependendo do porte e da organização da empresa, quem fica com a responsabilidade é o próprio dono. Você é quem decide o que funciona melhor no seu negócio.

O ideal é deixar essa atividade a cargo da recepção para não lhe sobrecarregar, nem prejudicar o andamento do processo durante a sua ausência. Entretanto, é necessário acompanhar as movimentações ao longo do dia e, principalmente, no fechamento. A seguir, você vai ver um passo a passo para realizar esse trabalho com eficiência.

Contrate um profissional competente

Você precisa estar cercado de pessoas competentes e comprometidas com os resultados do negócio para ter uma clínica de estética de sucesso. Logo, é essencial contratar um profissional qualificado e de confiança para cuidar do caixa. Quem assumir tal tarefa vai movimentar parte do dinheiro que entra e sai da empresa. Sendo assim, essa pessoa precisa ser organizada, metódica e ter inteligência emocional para lidar com tanta responsabilidade.

Abra o caixa

Ao iniciar as atividades da empresa, a primeira coisa a ser feita é abrir o caixa. Esse procedimento consiste em registrar o valor disponível para começar as operações. Geralmente, esse saldo é resultado do fechamento do dia anterior. Se o caixa estiver zerado, é necessário colocar um aporte conhecido como fundo reserva ou de troco. Esse valor serve para garantir o troco dos primeiros clientes e o pagamento de pequenas despesas ao longo do dia.

Registre todas as operações

Tudo que entrar ou sair do caixa precisa ser registrado:

  • vendas de procedimentos;
  • pagamentos de fornecedores e despesas diversas;
  • vales para funcionários;
  • sangria de caixa — recolhimento de dinheiro para depósito, armazenamento em cofre ou malotes quando o montante acumulado em espécie é alto;
  • reforços para troco;
  • entre outros.

Além disso, é fundamental armazenar todos os documentos originários dessas movimentações e categorizá-los. As vendas com cartão de crédito, por exemplo, precisam ser diferenciadas das de débito. Além disso, os comprovantes devem ser separados por bandeira. A mesma lógica vale para cheques a vista, pré-datados e demais transações financeiras.

Confira os valores

Com tudo bem-organizado, agora é só somar os valores que entraram de acordo com o tipo de movimentação e, também, as saídas. É nesse momento que muitas inconsistências aparecem. Se o valor no caixa está superior ao registrado, pode ser que você tenha esquecido de lançar sangrias, vales, pagamentos etc.

Agora, se estiver faltando, as causas podem ser trocos errados, registro duplicado de vendas e até furtos. É por isso que o controle diário é mais seguro. Como o evento foi recente, fica mais fácil lembrar o que aconteceu no dia e corrigir os erros antes de fechar o caixa.

Faça o fechamento do caixa

Para fechar o caixa, você precisa somar o saldo inicial com todas as entradas e, em seguida, subtrair as saídas. O resultado deve ser o valor exato que está em caixa. Caso sua clínica atue em horário estendido, é provável que tenha mais de uma recepcionista. Nessa hipótese, o ideal é fazer um fechamento parcial na troca de turno e outro definitivo no encerramento das atividades.

Essa tarefa não é tão complicada quanto parece. A verdade é que você necessita ter muita disciplina e lançar todas as movimentações para que o saldo bata com os registros no final do dia. Todavia, para conseguir isso, é importante conhecer alguns erros comuns nesse processo para evitá-los. Veja no próximo tópico.

Quais são os principais erros no fechamento de caixa?

Tão importante quanto saber o que fazer, é saber as falhas mais frequentes ao executar essa tarefa. A seguir, você vai conhecer os principais erros no fechamento de caixa para não cometer tais deslizes na sua empresa.

Categorizar entradas e saídas de forma genérica

Cada entrada e saída precisa ser especificada: pagamento do fornecedor X, café da manhã dos funcionários, vale para fulana, procedimento tal na cliente Y e assim por diante.

Um erro muito comum é lançar essas movimentações com nomenclaturas genéricas como “saídas diversas”, “entradas diversas” e “outros pagamentos”. Isso dificulta a identificação de onde o dinheiro está vindo e para onde ele vai. Ao discriminar com detalhes as transações, fica mais fácil constatar quais os procedimentos são os carros-chefe da sua empresa e quais são aqueles que têm pouca saída. Essas informações ajudam nas tomadas de decisões.

Contar com dinheiro que ainda não está em caixa

O fechamento de caixa precisa ser um retrato fiel de todos os recursos financeiros que a clínica dispõe. Se você fez uma venda parcelada, por exemplo, esse valor só pode ser lançado quando entrar na conta da empresa. É claro que você precisa fazer projeções para organizar os pagamentos futuros. Mas o ideal é não contar com um dinheiro que nem sequer entrou no caixa. Afinal de contas, os clientes podem atrasar ou até deixar de honrar com o compromisso.

Fazer o controle de forma manual

O trabalho é bem meticuloso, e centavos não contabilizados podem fazer com que a conta não bata no final do dia. Por essa razão, é essencial ter o apoio tecnológico para ajudar no fechamento de caixa. A seguir, você vai entender melhor a importância de um software para esse processo.

Como um software pode ajudar no fechamento de caixa?

O controle feito por anotações em cadernos ou até planilhas no computador é suscetível à falha. Afinal, qualquer vírgula colocada fora do lugar pode alterar a conta e, dependendo do fluxo de movimentações financeiras, fica praticamente impossível encontrar onde está o erro.

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Portanto, o mais recomendado é contar com o apoio de um software que tenha a função de fechamento de caixa inclusa. O sistema organiza todas as entradas e saídas, segmenta as informações de acordo com a categoria dos recebíveis e faz cálculos automáticos. É só clicar em um botão que o caixa é fechado. Dessa forma, é possível ter acesso a relatórios mais precisos e confiáveis. A seguir, você vai conhecer as vantagens obtidas com um software especializado.

Melhora o controle das movimentações financeiras

Se um procedimento vendido foi registrado com um preço abaixo do definido por tabela, por exemplo, é possível verificar data, horário e quem fez esse lançamento fora do padrão. Isso torna as informações mais seguras e os erros ficam mais fáceis de serem rastreados.

Além disso, é possível ter uma visão mais precisa sobre os prazos para pagamento, despesas desnecessariamente altas e até retiradas excessivas realizadas pelos sócios. Esse controle permite que você otimize os recursos do negócio para manter a operação no azul e, ainda, lucrar.

Ajuda no planejamento financeiro da clínica

Imagine que a agenda da clínica vive lotada, mas, mesmo assim, a empresa está operando no vermelho. Talvez, você tenha cometido algum erro na hora de precificar serviços, e o dinheiro que entra não é suficiente para cobrir as despesas. Com um sistema de fechamento de caixa, é possível armazenar dados históricos do desempenho financeiro da empresa. Assim, você consegue identificar falhas, projetar receitas futuras, além de planejar pagamentos e investimentos.

Se os recebimentos não são suficientes para honrar os pagamentos previstos, por exemplo, você identifica esse fato a tempo de aplicar estratégias para evitar danos maiores. É possível planejar ações promocionais para atrair mais clientes, fazer cobranças de inadimplentes, renegociar prazos, melhorar a gestão de custos etc.

Agora que você já conhece as vantagens de um software para controlar o caixa, chegou a hora de saber como escolher a ferramenta mais adequada para o seu negócio. Entenda a seguir.

Como escolher um software para ajudar no fechamento de caixa?

Existem diversos aplicativos de gestão que servem para todos os tipos de negócio e ajudam na otimização de processos, inclusive no fechamento de caixa. Contudo, o ideal é escolher um software para estética. Afinal de contas, uma ferramenta especializada tem funções específicas para atender o seu nicho de mercado. Isso faz toda a diferença na administração da sua clínica. Para escolher a tecnologia ideal, você precisa observar vários aspectos. Acompanhe as dicas a seguir.

Faça uma análise interna e considere as necessidades do negócio

O software ideal é sempre aquele que atende melhor às demandas próprias do seu negócio. Por isso, o primeiro passo é olhar para dentro e identificar quais são as lacunas administrativas. Quer um exemplo prático? Você tem uma clínica de estética com mais de uma unidade e elas fecham no mesmo horário. É claro que você não vai conseguir participar do fechamento de caixa de todas.

Existem softwares que emitem alertas por SMS e e-mail para quando o caixa for fechado. Dessa maneira, você pode acompanhar de perto as movimentações do estabelecimento mesmo se não estiver presente.

Verifique a opção de integrar contas

O caixa de uma clínica de estética não é composto apenas pelo dinheiro que está na gaveta da recepção. Tudo que entra e sai das contas bancárias da empresa faz parte do caixa e precisa entrar no fechamento. Portanto, cheque se o sistema apresenta a opção de adicionar múltiplas contas para compor o caixa.

Essa alternativa também facilita a conciliação bancária — processo de conferência dos registros financeiros com o saldo disponível em conta. Se você perceber inconsistência, pode ser que uma sangria para depósito, por exemplo, não tenha sido realmente depositada, um cheque que deveria ter sido compensado estava sem fundos, vendas nos cartões não caíram na conta, entre outras causas.

Priorize a segurança das informações

Dados de caixa são sigilosos, por isso nem todo mundo precisa ter acesso a eles. Um bom software deve ter restrições de uso de acordo com o cargo de cada funcionário. Um massoterapeuta, por exemplo, não precisa saber o que entra e sai do caixa do negócio. Além disso, é importante que todos os lançamentos sejam mesmo registrados e armazenados pelo programa. Assim, você terá acesso às informações seguras e precisas.

Cheque a reputação da empresa

Para vender, qualquer empresa de softwares vai falar muito bem de si mesma. Para ter certeza de que o sistema é fácil de usar e, de fato, proporcionará benefícios para o seu estabelecimento, é importante investigar a reputação desse fornecedor. Para isso, peça indicação de conhecidos, procure clientes que já utilizaram a ferramenta e faça pesquisas nas redes sociais e até em sites de reclamação.

Dessa forma, você terá certeza de adquirir a solução de uma marca renomada. Aliás, verifique também se a empresa oferece treinamentos de uso, suporte técnico e atualizações periódicas.

Teste a ferramenta antes de contratar

Existem empresas que disponibilizam demonstrações gratuitas para que o cliente possa testar a ferramenta antes de contratá-la. Você pode aproveitar essa oportunidade para usar o sistema e analisar se ele vai atender às suas expectativas. O Belle Software é um sistema de gestão ERP especializado em negócios de estética e tem o fechamento de caixa dentre as funcionalidades. A empresa oferece teste gratuito por 14 dias. Experimente!

Quais são os benefícios que um bom software pode proporcionar?

Um fechamento de caixa eficiente é apenas uma das vantagens de contratar um bom software de estética. A ferramenta apresenta um conjunto de funções relacionadas à gestão financeira, como:

Os benefícios se estendem para a gestão de funcionários, gestão de clientes e marketing. A seguir, você vai ver os principais motivos para investir em um bom software de estética.

Centralização de informações

Todos os dados do estabelecimento ficam armazenados em um sistema integrado: estoque, faturamento, vendas, agendas, frequência de funcionários, ficha de avaliação dos clientes, cadastro etc. Com isso, fica mais fácil organizar e otimizar a operação da empresa.

Organização da agenda

A marcação de horários em agendas de papel é coisa do passado. Afinal de contas, o processo manual é falho, existe a possibilidade de agendar procedimentos em feriados, errar no cálculo de tempo de cada atendimento, entre outros deslizes. Um sistema para clínica de estética deixa melhor organizadas as agendas de todos os profissionais da empresa. Além do mais, existem softwares com recursos de confirmar presença antes dos horários marcados.

No dia anterior ao atendimento, o cliente pode receber um SMS ou e-mail com um lembrete. Essa estratégia reduz as faltas ou faz com que ele avise sobre a ausência com antecedência. Desse modo, você pode encaixar outra pessoa no horário e manter a agenda da clínica sempre cheia.

Entendimento sobre os hábitos dos clientes

Como todos os processos são registrados e centralizados, é possível ter acesso ao histórico de procedimentos e dados pessoais de cada consumidor. Essas informações ajudam a entender melhor o comportamento e fazer segmentação de clientes. Essa é uma estratégia que categoriza os clientes com base em interesses e características semelhantes, como local onde mora, gênero, procedimentos preferidos etc.

Essa separação é fundamental para oferecer pacotes adequados a cada perfil de cliente e personalizar o atendimento. Assim, você não corre o risco de enviar promoções de depilação masculina, por exemplo, para uma mulher solteira.

Otimização das ações de marketing

Com dados ricos sobre o comportamento dos clientes, você consegue elaborar ações inteligentes e direcionadas a fim de atrair mais deles e fidelizar os que a clínica já tem. Estratégias de e-mail marketing, marketing de relacionamento, remarketing, marketing sensorial, entre outras, exigem um conhecimento profundo sobre as preferências de cada consumidor. Um software de estética proporciona isso. Assim, suas ações têm maiores chances de conversão.

Acesso a relatórios financeiros

Uma das vantagens em investir em um software de fechamento de caixa é a possibilidade de ter relatórios nas mãos com facilidade. Por mais experiência e conhecimento que tenha sobre o seu negócio, não adianta montar planos apenas com achismos e percepção. Sabemos que para tomar decisões certeiras, é preciso analisar dados reais do seu estabelecimento e entender os efeitos da estratégia usada.

Com um sistema informativo de gestão contábil, a qualquer momento você pode visualizar relatórios financeiros e comparar as informações mês a mês ou ano a ano, por exemplo. A ferramenta, ainda, pode mapear o seu faturamento, indicar despesas que podem ser diminuídas e até gerar rankings de produtos ou clientes.

O ideal é você criar um hábito com a sua equipe e, a cada determinado período, emitir um relatório com as informações consideradas mais relevantes para a empresa. Evite banalizá-las e use-as para avaliar o que pode melhorar a curto, médio e a longo prazo.

Auxilio nas decisões

Como já comentamos no tópico anterior, as decisões podem ser tomadas com a ajuda de um relatório. Mas sabemos que muitas vezes os gestores estão em reuniões fora da empresa ou, em meio a tantos compromissos, precisam fazer consultas em casa, durante as viagens ou fora do horário de funcionamento do negócio.

Nesse caso destaca-se outra vantagem em investir em um software de gestão financeira. O empresário ou gestor pode fazer consultas em diversos lugares dentro ou fora da empresa com um simples acesso de login e senha.

Sem contar a possibilidade de dispensar grandes quantidades de papéis impressos com as informações geradas, a centralização delas em um só lugar, a sua melhor organização e o fácil acesso a conteúdos de períodos mais distantes, como os do ano anterior. O sistema automatizado contribui para responder alguns questionamentos do gestor e aumenta o campo de visão para decisões e planejamento nos próximos meses.

Preservação de dados

Já passou por alguma situação na sua empresa em que todos os dados importantes foram perdidos? Quem já teve essa experiência sabe o quanto isso é prejudicial e os problemas que podem ocorrer devido a esse tipo de acidente.

Normalmente, quem não tem um software para gestão do negócio depende de planilhas — que às vezes não são tão práticas quanto parecem —, e elas ficam salvas nos backups em servidores de investimento relativamente alto, precisam de um bom funcionamento, dependem de cabos de rede e correm o risco de furto ou dano por ações do tempo.

Com um software para o financeiro, o risco de perda diminui pois todo o gerenciamento pode ser salvo em um backup totalmente on-line na nuvem. As informações ficam seguras, intactas e disponíveis para acessar em um dispositivo digital a qualquer dia ou horário.

O fechamento de caixa é uma atividade estratégica e deixar de fazê-la pode comprometer a saúde financeira do seu negócio. Por isso, registre e acompanhe tudo o que entra e sai do caixa da clínica. Usar um software de estética é uma boa ideia para otimizar esse processo, garantir segurança das informações e obter resultados mais precisos.

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