Software para Estética: tudo o que você precisa saber para escolher um

Fazer uma clínica de estética prosperar exige muito mais que serviços de qualidade e preço justo. Processos manuais, desorganizados e, na maioria das vezes, falhos podem prejudicar os resultados da sua empresa. É por isso que você precisa contar com o apoio de um software para estética.

Investir em tecnologias é uma forma de garantir vantagem competitiva para o seu negócio. Isso porque um bom sistema vai otimizar os serviços da clínica, ajudar a conquistar mais clientes e fazer o seu negócio crescer.

Mas como eleger o melhor software de estética para a minha clínica, afinal? Para ajudar você a tomar essa importante decisão, preparamos este post. Continue a leitura e veja algumas dicas de ouro para fazer uma escolha certeira!

O que é um software para estética?

É um sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), em português, Planejamento dos Recursos da Empresa – voltado para negócios do ramo da estética. O objetivo do software é otimizar todas as operações da clínica com o objetivo de elevar a produtividade e garantir crescimento sustentável.

Por meio do programa é possível automatizar tarefas repetitivas e integrar toda a gestão do negócio, desde a captação de clientes, passando por cadastros, fichas de avaliação, controle de estoque, gestão financeira até a emissão de relatórios de faturamento.

Qual é a importância de ter um software para a clínica de estética?

Existem diversas opções de sistemas de gestão no mercado que valem para qualquer empreendimento, pois apresentam funções genéricas como administrativas, financeiras, contábeis, RH etc.

Entretanto, ter um software especializado no seu nicho faz toda a diferença nos resultados da empresa. Afinal, negócios de estética têm suas particularidades e um sistema para clínica apresenta funções específicas para otimizar as suas operações. Com a tecnologia é possível:

• criar cadastro dos clientes;
• manter dados atualizados;
•  sugerir pacotes de acordo com o perfil e hábitos do consumidor;
• fazer fichas de avaliação estética;
• realizar agendamentos;
• enviar SMS ao cliente para confirmação de horários e para ações de marketing e relacionamento;
• fazer gestão financeira;
• emitir relatórios de faturamento;
• automatizar cobranças;
• calcular o comissionamento dos profissionais;
• acompanhar a frequência dos colaboradores;
• controlar pagamentos efetuados e recebidos;
• monitorar indicadores de desempenho;
• fazer gestão de estoque;
• gerar contratos conectados com o departamento financeiro, entre outros.

O recurso não é exclusividade de grandes empresas. Controlar todos os processos de forma manual é insustentável a longo prazo, independentemente do porte da sua clínica. Sem um suporte tecnológico adequado, os processos ficam lentos, onerosos e suscetíveis às falhas.

Imagine uma agenda lotada, por exemplo, mas com um alto tempo de espera dos clientes na recepção. Isso pode ser sinal de que houve um erro no cálculo do tempo de atendimento e os horários foram sobrepostos. Resultado: profissionais sobrecarregados e consumidores insatisfeitos.

Um software para estética evita que equívocos semelhantes aconteçam, pois registra todos os procedimentos realizados e calcula o tempo médio de atendimento de forma automática. Dessa maneira, a agenda fica organizada e sem transtornos.

Além disso, é bom lembrar que o consumidor moderno está cada vez mais exigente e preza pela rapidez e praticidade. Um software agiliza todos os processos e garante a satisfação do cliente.

Como você pôde perceber, ter apoio tecnológico na gestão da sua clínica é uma simples questão de sobrevivência. Para reforçar a importância de um sistema de estética, veja adiante as vantagens de adotar um programa para a sua empresa.

Quais são os benefícios de contar com um bom software?

O principal deles é a otimização de tempo e espaço. Afinal, não é necessário um arquivo enorme com papéis referentes a fichas de avaliação, agendas, blocos de notas fiscais etc.

Um sistema de estética vai informatizar dados e processos. Assim, você consegue localizar as informações que precisa com mais facilidade e pode aproveitar melhor o espaço físico da sua empresa.

Acompanhe, a seguir, mais alguns benefícios de contar com um software de gestão para a sua clínica de estética.

Centralização de dados

Informações sobre clientes, frequência de funcionários, agendas, vendas, estoque, faturamento, entre outros dados ficam armazenados em um sistema integrado. Essa unificação é essencial para organizar as operações da clínica.

Para manter um estoque ideal, por exemplo, é necessário ter acesso a dados de procedimentos realizados e agendados. Outra situação em que a integração de dados é importante é para a personalização do atendimento. Afinal, para oferecer um tratamento adequado, é necessário ter acesso às informações cadastrais e histórico de procedimentos.

Evita perdas de informação

Já pensou no desespero que seria perder a ficha cadastral de um cliente? Você perde dados pessoais, contatos, histórico de procedimentos, e ainda coloca a reputação da sua clínica em xeque.

Um software para estética garante a segurança das informações e evita perdas de dados valiosos para o seu negócio. O cadastro, por exemplo, é essencial para entender os hábitos do consumidor e fazer segmentação de clientes a fim de oferecer procedimentos alinhados às expectativas de cada um.

Diminuição na incidência de erros e fraudes

Um sistema de estética auxilia na padronização de processos e garante a eficiência de todas as tarefas. Além do mais, é possível controlar todos os procedimentos para identificar desvios.

Cada colaborador tem um perfil de usuário e limitações de acesso. Se um procedimento é lançado com um valor inferior ao prefixado, o sistema registra data, horário e o usuário que fez a alteração. Dessa maneira, fica mais fácil identificar a origem de erros para corrigi-los.

Eficiência na gestão de estoque

Manter um volume de produtos abaixo do mínimo ideal prejudica o atendimento da clínica e, muitas vezes, faz você perder oportunidades de ganhar ainda mais dinheiro. Por outro lado, excesso de produtos significa capital parado e ainda existe o risco de os itens ficarem estagnados até o vencimento.

Um sistema de gestão atua nesse contexto a fim de controlar o estoque e fazer projeções da quantidade ideal de cada produto, minimizando as chances de prejuízos — tanto pela falta, quanto pelo excesso.

Redução de custos

Um sistema de estética permite que você otimize a utilização dos recursos humanos, financeiros, administrativos e de infraestrutura da sua clínica. Afinal, é possível identificar pontos de desperdício, minimizar a incidência de erros, eliminar retrabalhos e até se antever quanto haverá gastos além dos previstos.

Aumento da produtividade

Os colaboradores serão liberados de tarefas manuais e repetitivas. Com a redução na carga de trabalho, você consegue aproveitar melhor o potencial do capital humano da clínica.

Vai sobrar mais tempo e dinheiro para investir em treinamentos, qualidade do atendimento, imagem da clínica de estética e demais pontos estratégicos que geram impacto direto no faturamento da empresa.

Controle de prazos

Inadimplência de clientes, atraso no pagamento de fornecedores e funcionários, além de esquecer dos prazos para quitação de tributos pode gerar prejuízos para o seu negócio. Um software para estética auxilia nesse processo, pois consegue emitir alertas de vencimentos e até automatizar pagamentos e cobranças.

Auxílio na tomada de decisões

Todas as decisões de um negócio precisam ser tomadas com o suporte de dados concisos e análise de tendências. Fazer escolhas com base no “achismo” prejudica o desempenho da sua empresa e até pode levá-la à falência.

Com um software para estética, você terá acesso a informações precisas e atualizadas para definir metas para a clínica e direcionar melhor seus investimentos a fim de fazer a empresa crescer e prosperar.

As informações de vendas de um tratamento, por exemplo, evidenciam o desempenho do serviço. Dependendo dos números, pode ser necessário reformular, expandir ou até eliminar o procedimento do seu portfólio de serviços. Chegar a essa conclusão só é possível com a análise de dados.

Enfim, agora que você já tem vários motivos para adotar um sistema de estética, chegou a hora de entender como colocar isso em prática. Os formatos mais utilizados para a implementação de um software são: aquisição e locação. Antes de investir nisso, é importante conhecer as principais diferenças entre os planos. Esse é o assunto do próximo tópico.

Quais são as diferenças e características da locação e aquisição de softwares?

Engana-se quem pensa que a única divergência está no investimento. Cada modelo tem particularidades e apresentam vantagens e desvantagens. A seguir, você vai entender melhor as diferenças entre os formatos.

Características de um software para locação

Um sistema alugado funciona de forma semelhante a planos de telefonia ou internet: você contrata o recurso e paga mensalmente para usufruir dos serviços adquiridos. Uma das vantagens mais evidentes desse modelo é que não é necessário fazer um alto investimento inicial para começar a usar. Adiante, você vai conhecer os principais atributos do programa para locação.

Software na Web

Um software para estética alugado fica hospedado em um servidor na nuvem. Portanto, ele não ocupa espaço de armazenamento na máquina da clínica nem exige uma infraestrutura de TI com servidor interno para funcionar adequadamente.

Modelo oferecido online

O acesso ao software é feito pela internet como se fosse um site. Por essa razão, é possível monitorar todos os processos de forma remota e até por meio de dispositivos móveis. Você pode checar a agenda da clínica de casa, antes mesmo de se deslocar para a empresa.

Funcionamento da cobrança.

Enquanto na compra você paga apenas uma vez, a cobrança do software alugado é contínua. Ou seja, é preciso fazer a assinatura do serviço e pagar regularmente para utilizar o sistema. Em caso de inadimplência, o acesso é bloqueado e sua empresa fica impossibilitada de fazer movimentações no sistema.

No geral, existem as opções de planos:

• mensal: você paga todos os meses e pode solicitar o cancelamento com 30 dias de aviso prévio;
• fidelidade: você faz um plano mais longo e consegue economizar a longo prazo. Contudo, nesse caso, é necessário cumprir o período do contrato para não perder o valor investido.

Benefícios

Em suma, as principais vantagens de alugar um software para estética são:

• mobilidade;
• economia com infraestrutura de TI;
• baixo investimento inicial;
• flexibilidade: você pode agregar novos recursos de acordo com a necessidade e pagar apenas pelo que realmente utiliza;
• atualizações incluídas sem custos extras;
• segurança de dados com criptografia;
• backups diários automáticos.

Características de um software para aquisição

Ao comprar um software, você paga apenas uma vez e tem acesso vitalício ao sistema. Todavia, no geral, após um ano de uso a ferramenta perde algumas funcionalidades, além de não ter direito a suporte, nem atualizações.

Além disso, o backup é por sua conta. Se você esquecer desse processo e sua máquina queimar, por exemplo, sua clínica pode perder todas as informações que foram inseridas no sistema depois da última cópia de segurança. Veja, a seguir, mais alguns diferenciais do software comprado.

Funciona offline

Não é necessário ter acesso à internet para o programa funcionar. Sendo assim, mesmo quando você ficar sem rede, pode continuar lançando informações no sistema, acompanhar os agendamentos e emitir relatórios normalmente.

Software instalado na própria clínica

O sistema comprado precisa ser instalado no computador da empresa e todos os dados inseridos no programa são armazenados na máquina ou em um servidor local.

Apesar de essa modalidade não está isenta da ação de hackers, existem um maior nível de segurança das informações, pois o acesso precisa ser físico.

Oferece suporte e atualizações

Via de regra, quando você compra um software, suporte e atualizações ficam disponíveis no primeiro ano. Depois desse prazo ainda é possível continuar utilizando o sistema sem custos adicionais, mas nem sempre com os mesmos recursos.

Além do mais, com o passar dos anos, o programa pode ficar com a tecnologia defasada. Em razão disso, a recomendação é renovar a licença anualmente para continuar com o suporte e ter acesso às atualizações do sistema.

Nesse caso, não é necessário pagar todo o valor inicial de novo. Geralmente, o investimento para renovação fica em torno de 40% do valor da aquisição.

Cobrança única

Como o software é comprado, o investimento inicial é maior porque é necessário pagar o pacote todo de uma vez. No entanto, a longo prazo essa alternativa é mais econômica. Normalmente, os fornecedores permitem o parcelamento da compra.

Depois de conhecer as características de cada plano de software, chegou a hora de tomar a difícil decisão: comprar ou alugar? Para ajudar você com esse dilema, preparamos algumas dicas. Continue a leitura e entenda o que é necessário considerar na hora de fazer a escolha.

Comprar ou alugar software: qual melhor opção?

Não existe uma resposta certa para essa pergunta. A opção mais adequada é sempre aquela que atende melhor às necessidades da sua empresa.

À primeira vista, comprar pode parecer a escolha mais sensata. Afinal, você faz um investimento inicial mais alto, porém, não terá custos extras com o software ao longo do ano. Contudo, não é tão simples assim!

Sem renovações frequentes, em poucos anos você terá um programa com uma tecnologia defasada e que, muitas vezes, nem sequer será capaz de atender as demandas do futuro.

Um exemplo clássico é a parte fiscal do negócio. Mudanças na legislação exigem alterações nas questões técnicas para emissão de notas fiscais e tributação.

Se você não tiver um software atualizado, não conseguirá utilizar as funções da maneira correta. Nesse tipo de situação, o software alugado é a melhor opção. Caso opte pela aquisição mesmo assim, é essencial manter a ferramenta atualizada.

Além do mais, é importante observar as funcionalidades que cada modalidade oferece antes de fazer a escolha. Se o envio de SMS é indispensável para sua clínica e o recurso só é acessível em planos de locação, por exemplo, é claro que você precisa optar pelo aluguel do software.

Outra situação em que a locação é a melhor opção é quando você tem mais de uma clínica. Isso porque um sistema online consegue integrar os dados de todas as filiais. Assim, é possível acessar as informações de cada unidade sem a necessidade de se deslocar até a estrutura física.

Por outro lado, planos de aquisição são benéficos para quem tem um negócio menor e precisa apenas de funções pontuais como agendamentos, controle de estoque, gestão financeira, emissão de cupons fiscais (ECF) e notas fiscais do consumidor (NFC-e).

Agora você já sabe qual é o melhor formato para o seu negócio? Então chegou a hora de entender como escolher o software mais adequado aos processos da sua clínica. Existem inúmeras opções no mercado e você precisa ter atenção aos detalhes para tomar a melhor decisão. Logo adiante, você vai ver algumas dicas para escolher o sistema ideal.

Como escolher o software ideal?

Essa escolha não deve ser feita de forma aleatória. Afinal, um software para estética tem função estratégica na sua empresa e deve facilitar a rotina da clínica. Tomar o caminho errado pode complicar todos os processos e surtir o resultado oposto do esperado.

Por essa razão, é importante observar alguns aspectos na hora de contratar uma ferramenta adequada. Veja quais são eles.

Entenda as necessidades da sua clínica

O primeiro passo é identificar gargalos operacionais e reconhecer quais são os problemas que você deseja resolver com o software. Dessa forma, é possível escolher um programa que, de fato, gere impacto positivo no seu negócio.

Se sua clínica enfrenta problemas com faltas de clientes e atrasos, por exemplo, você precisa de um sistema com funcionalidade para enviar lembretes automáticos — por e-mail ou SMS — aos consumidores. Caso você contrate uma tecnologia sem esse recurso, é bem provável que a empresa não atinja os objetivos almejados.

No entanto, nem sempre é fácil identificar quais são as lacunas. Muitas vezes, você só vai descobrir o quão indispensável é uma funcionalidade quando começar a usá-la e perceber os benefícios na prática.

Para ajudar você com isso, listamos alguns recursos que são úteis para uma clínica de estética. Portanto, mesmo que você ainda não tenha identificado a necessidade dessas aplicações, é importante considerar as seguintes funções:

• integração com o CRM;
• e-mail marketing;
• SMS;
• agenda da clínica;
• fichas de avaliação;
• gerenciamento de equipes;
• gestão financeira.

Faça um levantamento de fornecedores

Quando você já sabe o que precisa, fica mais fácil encontrar quem ofereça soluções para o seu problema, certo? Portanto, depois de traçar objetivos, você deve pesquisar as ferramentas que apresentam as funcionalidades necessárias.

Todavia, lembre-se de buscar softwares especializados no ramo de estética. Assim, você não precisará investir em customizações, pois o sistema já apresenta os recursos mais relevantes para o seu nicho.

Verifique a reputação da empresa

Adquirir o software para estética de uma empresa renomada é essencial para evitar problemas futuros. Por isso, pesquise se o fornecedor oferece:

• treinamento;
• suporte técnico;
• atualizações;
• possibilidade de customização;
• facilidade de uso;
• segurança das informações.

Peça indicação de conhecidos ou até entre em contato com aqueles clientes que aparecem no site do próprio fornecedor. Assim, você pode checar se a satisfação é real e obter depoimentos sinceros sobre o desempenho da ferramenta. Vale também investigar a reputação da empresa nas redes sociais e verificar se existem queixas frequentes em sites de reclamação.

Avalie o custo-benefício

Nada de escolher o sistema mais barato apenas por causa do preço. Um software com valor abaixo do mercado pode automatizar apenas parte dos processos e, no final das contas, você ainda precisará lidar com tarefas desorganizadas e manuais.

Por outro lado, a ferramenta mais cara nem sempre significa que é a melhor para o seu negócio. Uma infinidade de funcionalidades, de fato, enchem os olhos. Porém, se elas não se aplicam ao seu negócio, não faz sentido contratá-las.

Por essa razão, é necessário encontrar um equilíbrio para escolher a ferramenta de melhor custo-benefício. Além disso, é importante incluir o investimento no seu planejamento financeiro com o intuito de garantir os recursos necessários para pagá-lo.

Ao avaliar o custo-benefício, leve em consideração os seguintes aspectos:

Escalabilidade: Verifique se o software é capaz de acompanhar o crescimento da sua clínica. Um sistema que permite a adição de novos recursos e acomoda o aumento do volume de dados é fundamental para garantir que o investimento seja duradouro.

Facilidade de uso: Opte por um software intuitivo, de fácil aprendizado e utilização. Isso reduzirá o tempo de treinamento para a equipe e aumentará a produtividade desde o início da sua implementação.

Teste gratuito: Muitos fornecedores oferecem um período de teste gratuito para que você possa experimentar o software antes de tomar uma decisão. Aproveite essa oportunidade para verificar se o sistema atende às suas necessidades específicas.

Personalização: Verifique se o software permite a customização de algumas funcionalidades para adequá-las às particularidades do seu negócio. Uma solução flexível se adapta melhor às suas demandas específicas.

Segurança de dados: Certifique-se de que o fornecedor oferece um ambiente seguro para armazenar os dados sensíveis dos seus clientes e da sua clínica. A proteção das informações é essencial para evitar problemas de privacidade e conformidade.

Suporte técnico: Escolha um fornecedor que ofereça um suporte técnico ágil e eficiente. Um bom suporte garante que você tenha ajuda rápida caso surjam problemas no uso do software.

Reputação do fornecedor: Pesquise a reputação da empresa fornecedora do software no mercado. Verifique o histórico, a quantidade de clientes atendidos e busque por avaliações de outros usuários para ter uma visão mais completa sobre a qualidade do serviço.

Atualizações e melhorias: Verifique se o fornecedor realiza atualizações regulares no software, incluindo melhorias de desempenho e correções de erros. Um sistema atualizado é mais seguro e eficiente.

Ao considerar esses pontos, você estará mais preparado para escolher o software de gestão ideal para a sua clínica de estética. Lembre-se de que essa é uma decisão estratégica para o seu negócio e que o suporte tecnológico pode ser o diferencial para o sucesso da sua clínica.

Solicite demonstrações gratuitas

Algumas empresas disponibilizam demonstrações gratuitas antes da contratação do serviço. Assim, o cliente pode checar a eficiência do programa na prática.

É o caso do Belle Software. O sistema de gestão ERP é especializado em negócios de estética e oferece teste gratuito por 14 dias.

Contar com um software para estética é essencial para otimizar as operações de sua clínica. Mas não basta contratar qualquer programa. Além de escolher entre locação e aquisição, é necessário ter atenção às funcionalidades do sistema para que ele, de fato, facilite o dia a dia da sua clínica, contribua para alavancar o faturamento e proporcione crescimento sustentável.

Em resumo, um software para estética é uma ferramenta essencial para otimizar a gestão de uma clínica desse ramo. Ele automatiza processos, centraliza dados, evita erros e falhas, aumenta a produtividade e contribui para o crescimento sustentável do negócio. Ao escolher um software, é importante considerar as necessidades específicas da clínica, a reputação do fornecedor, a facilidade de uso, a segurança de dados e o custo-benefício. Com o suporte tecnológico adequado, a sua clínica estará preparada para atender às demandas do mercado e proporcionar um atendimento de qualidade aos clientes.

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