Já pensou em ter todos os dados da sua empresa a mão, conseguir automatizar processos e ainda gerir seu negócio em uma única plataforma? Um software para clínicas de estética é um sistema completo que pode auxiliar na gestão de sua clínica de estética oferecendo soluções para todos os setores de forma integrada.

Ficou interessado em como isso funciona? Neste guia, explicamos o que você precisa saber sobre esse sistema, como ele funciona, quais os benefícios de implantá-lo e como escolher o melhor fornecedor para acompanhá-lo nessa jornada tecnológica. Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Então este post é para você, continue a leitura!

O que é um Software ERP?

O ERP é uma ferramenta de gestão empresarial que auxilia na organização e administração do seu negócio. Ele facilita a automação de processos e simplifica fluxos de trabalho, oferecendo tanto uma visão geral do empreendimento como informações específicas de cada setor.

A sigla vem da expressão Enterprise Resource Planning, que quando traduzida quer dizer Planejamento dos Recursos da Empresa. Sendo assim, o ERP é um integrador de todos os sistemas do negócio, centralizando informações e fornecendo dados importantes, como controle de estoque, finanças, vendas, impostos, contratos, recursos humanos e gestão de fornecedores e clientes.

Por integrar diferentes processos, o ERP dispensa a necessidade de sistemas específicos para gerir diferentes departamentos e possibilita uma comunicação mais clara e fluída, oferecendo suporte para as decisões estratégicas dos gestores. Além disso, o software oferece a oportunidade de automatizar pequenos processos diários, auxiliando em atividades rotineiras, como controle de estoque e processos de venda, o que otimiza o tempo dos colaboradores e fornece controles mais precisos.

Qual é a sua importância?

Para garantir que uma empresa tenha sucesso e consiga crescer, é preciso que o empreendedor atue com planejamento, cautela e uma boa gestão. Você pode até iniciar os processos de forma manual, com tabelas, planilhas e sistemas simples para cada departamento.

No entanto, com o passar dos anos e conforme a clínica for crescendo, esse tipo de controle manual pode demandar mais tempo e trabalho, exigindo que você deixe algumas tarefas de lado para poder dar conta de tudo. Sendo assim, utilizar um bom sistema de ERP é a melhor forma para integrar todos os setores da empresa, garantindo informações precisas e automatizando processos.

Após a implementação do software para clínicas de estética, é possível detectar mais facilmente quais são os obstáculos e operações que geram mais perdas, trabalhar com uma equipe enxuta e se concentrar nas atividades que geram mais lucros.

Como essa ferramenta pode ajudar no crescimento da sua clínica de estética?

Otimizando os processos de gestão, você poderá melhorar muito a sua produtividade, eficiência e competitividade no mercado. Visualizando de forma simples e controlando todas as etapas produtivas, é possível realizar uma gestão muito mais inteligente e ágil.

O ERP auxilia o empreendedor no bom andamento do negócio e pode evitar alguns problemas, como:

• dificuldade em prestar um atendimento personalizado;
• falta de controle da agenda;
• dificuldade em vender pacotes de serviços;
• atendimento lento;
• problemas com a legislação;
• controle de estoque incorreto;
• controle de insumos ineficiente;
• decisões erradas nas áreas estratégicas e operacionais.

Quais são as principais características de um ERP?

O software de gestão é, normalmente, desenvolvido de forma modular. Cada módulo é criado com funcionalidades diferentes para atender as demandas específicas da empresa e é possível fazer a implementação de forma completa, parcial ou apenas integrada a outros sistemas que já sejam utilizados.

Por ser modular, é possível que o ERP seja adquirido por empresas de diferentes portes e ramos de atuação e que novos módulos sejam incorporados à medida que a gestão ganhe maturidade.

A arquitetura do software é dividida em três camadas, são elas:

• aplicação: o local onde as ferramentas, os processos e as interfaces de acesso ficam expostos;
• gerenciamento: onde ficam os mecanismos de customização dos módulos, de acordo com a demanda do cliente;
• banco de dados: onde fica a base que retém os dados.

A maioria dos sistemas são online, ou seja, armazenam os dados da empresa na nuvem, não dependendo de espaços de armazenamento e servidores para salvar as informações. 

Além disso, não é necessário montar uma estrutura de TI nem comprar equipamentos específicos para a implementação, basta que o gestor tenha um computador, celular ou tablet conectado à internet. O acesso, geralmente, é feito por meio de um login e os dados na nuvem são criptografados, o que garante a segurança das informações.

Como ele é dividido?

Não existe um sistema de ERP único e que atenda a todos os tipos de empresas, no entanto, alguns módulos são comuns em sistemas de qualquer segmento, por exemplo:

• contábil;
• financeiro;
• fiscal;
• recursos humanos;
• informações gerenciais;
• controle de estoque;
• comercialização de insumos e produtos finais;
• automação comercial.

Além desse cenário, cada ramo de atividade apresenta pequenas particularidades e necessitam de módulos próprios, é o caso das clínicas de estética. Para esse setor, os sistemas de gestão oferecem ainda:

• agendamentos;
• cadastros;
• painel de atendimentos;
• comissionamento de profissionais;
• captação de clientes;
• fichas de avaliação.

Mesmo com a modularização dos recursos, a base de armazenamento dos dados é única e permite que as informações sejam guardadas de forma padronizada, segura e íntegra. Toda a visão da empresa pode ficar disponível em uma única tela, acessível de qualquer lugar, facilitando o acesso remoto do gestor.

Quais são os cuidados necessários para a implementação?

Antes de iniciar o processo de implementação, é importante realizar um planejamento e preparar o ambiente para receber a nova ferramenta. Observe todas as informações coletadas até então e defina como será feita a migração desses dados para o novo sistema. Nada deve ser perdido no processo, por isso, agrupe todos os dados, transfira para o novo programa e faça o melhor aproveitamento possível de todo o histórico acumulado.

Analise e revise todos os processos que são feitos manualmente antes da implementação e verifique quais etapas se tornarão desnecessárias e, por isso, devem ser eliminadas e quais precisam ser remodeladas. 

Por fim, a cultura organizacional deve favorecer essa mudança, por isso, por mais intuitiva e familiar que seja a interface do programa, é fundamental que sua equipe receba treinamento para o uso adequado da nova ferramenta e compreenda todos os processos envolvidos.

Quais são as vantagens de implementar um ERP em sua clínica de estética?

A quantidade de clínicas de estética que procuram por um sistema de ERP só aumenta, isso se deve principalmente à necessidade de modernização e integração dos processos internos da empresa. Contudo, além disso, implementar esse tipo de software em seu negócio oferece inúmeras outras vantagens.

Para que você entenda, exatamente, quais resultados positivos podem ser alcançados e como a ferramenta pode impactar na saúde e crescimento do empreendimento, listamos abaixo os principais benefícios de um software de gestão. Confira!

Integração completa entre todas as áreas da empresa

Implementando um sistema de gestão, é possível deixar de lado as dezenas de aplicativos diferentes que precisariam ser utilizados para conseguir organizar os processos da clínica. Ou seja, você não precisará mais controlar diversas planilhas e plataformas para ter na ponta do lápis suas informações de estoque, vendas e contabilidade.

Dessa forma, o controle e monitoramento das informações fica mais simples e rápido e é possível acompanhar o andamento dos diversos departamentos ao mesmo tempo, permitindo que os atendimentos sejam mais eficientes e precisos.

Redução de erros e maior segurança na informação

O uso de inúmeras ferramentas dentro do negócio e, até mesmo, o compartilhamento de informações por e-mail pode gerar falhas na comunicação, informações duplicadas e problemas de segurança, como vazamento de informações e fraudes.

Utilizando o ERP, você pode minimizar esses riscos e ainda otimizar o tempo de sua equipe, reduzindo o retrabalho e criando processos mais transparentes e seguros. Essa medida também faz com que os colaboradores fiquem mais motivados em desempenhar suas atividades, pois podem se dedicar a tarefas que geram mais valor para a organização.

Ferramentas que armazenam os dados na nuvem otimizam ainda mais a rotina diária, pois podem ser acessados de forma remota e contam com sistemas de proteção robustos e eficientes.

Implementação rápida e redução de custos

Como já apontamos, o ERP não exige que você invista em TI e nem em servidores robustos para ser implementado. Por ser online, tudo o que é necessário é que o gestor e sua equipe tenham computadores e celulares conectados à internet.

É importante frisar, portanto, que o sistema proporciona uma redução de custos, visto que você não precisará contratar diversas ferramentas diferentes, nem aumentar o seu equipamento conforme o crescimento do negócio.

Organização da equipe e melhora na satisfação dos clientes

Utilizando um sistema integrado, você pode garantir uma melhora significativa na comunicação entre os diferentes departamentos, organizando a equipe e melhorando os resultados.

Com essa organização, é possível que o gestor identifique melhor os desafios e oportunidades de cada setor e possa tomar decisões mais rápidas para o sucesso da clínica. Isso gera um impacto positivo também no atendimento ao cliente.

Afinal, é muito mais fácil oferecer um atendimento pontual e personalizado quando toda a sua equipe tem acesso instantâneo às informações do cliente, sem precisar confirmar dados repetidas vezes. Esse tipo de atendimento mostra que a clínica conta com uma gestão organizada e se preocupa em oferecer um atendimento primoroso.

Melhorias no controle financeiro

Esse é o coração do negócio e é essencial manter os processos organizados para que você não perca dinheiro. O software para clínicas de estética permite que você saiba exatamente quanto a clínica tem para receber nos próximos meses, qual o seu lucro, se existem clientes inadimplentes e quais gastos fixos e variáveis precisam ser levados em conta.

Fazendo esse controle de forma automatizada, você reduz tempo, diminui as chances de erros, organiza o fechamento de caixa e contabilidade e ainda consegue emitir relatórios confiáveis sobre a administração do empreendimento.

Cumprimento de obrigações fiscais

Nos casos em que a clínica trabalha com venda de produtos, será necessário fazer a emissão de cupons e notas fiscais para se manter em dia com as regras da legislação brasileira, evitando multas e penalizações.

Os sistemas de gestão possibilitam que você faça a emissão de notas fiscais eletrônicas com facilidade e tranquilidade. Além da emissão, é possível visualizá-las de forma simples, o que facilita a rotina diária dos empreendedores.

Cadastro de clientes atualizados

Manter as informações de sua base de clientes atualizada é essencial para garantir a fidelização da clientela, permitindo que eles retornem para adquirirem novos serviços e produtos.

Com a possibilidade de um acesso rápido e simples ao cadastro de cada um deles, você consegue visualizar o histórico de tratamentos realizados, telefones, e-mails de contato e datas de aniversário, o que facilitará a oferta de promoções e serviços personalizados.

Organização da agenda

Um software para estética também oferece a possibilidade de um maior controle da agenda de serviços e procedimentos. Isso significa que sua equipe não precisará mais utilizar agendas impressas, o que diminui o risco de horários sobrepostos ou mesmo de a atendente esquecer de agendar o tratamento.

O software também permite um melhor controle na distribuição de salas e profissionais para cada serviço, possibilitando a visualização de turnos e intervalos e prevenindo mal-entendidos mesmo nos momentos de maior rotatividade.

Respaldo para as tomadas de decisão

Por meio dos diversos relatórios que podem ser gerados, é possível que o gestor tenha uma noção completa e detalhada das despesas, entradas, saídas, recebimento e pagamentos e consiga ter uma melhor visão do retorno de investimento. Além disso, é possível identificar de forma mais eficiente quais áreas precisam de maiores investimentos e quais decisões estratégias são necessárias para reduzir custos.

Sendo assim, o gestor tem em mãos todos os dados necessários para acompanhar os indicadores de performance, identificar as causas de problemas e adotar as medidas necessárias para garantir um crescimento saudável ao empreendimento. 

Como escolher um Software para Clínicas de Estética de confiança?

Agora você já entendeu exatamente como funciona o sistema de ERP e quais são os benefícios de contratar esse tipo de software de gestão para a sua clínica de estética. Entretanto, entre tantas soluções oferecidas, como escolher o melhor sistema e garantir que ele entregará tudo o que promete?

Existem muitas opções disponíveis no mercado e todas podem ser boas, mas nem todas atenderão exatamente a demanda do seu negócio, por isso, é importante fazer uma avaliação criteriosa antes de partir para a implementação. A seguir, listamos alguns fatores importantes para considerar antes de fechar negócio.

Entenda as suas necessidades

O primeiro passo é fazer uma autoavaliação para identificar quais as necessidades do empreendimento e quais gargalos e problemas você deseja resolver com prioridade. 

Se a sua empresa decidiu que está na hora de abandonar os papéis e os múltiplos sistemas, é porque os gestores notaram que algumas funções precisam ser automatizadas para um bom andamento do negócio. Por isso, coloque todas as necessidades no papel e faça um levantamento de falhas anteriores para entender quais demandas precisam ser tratadas com mais atenção.

Outro ponto importante a considerar é a complexidade do negócio. Se sua empresa é pequena e com poucos funcionários, um sistema simples e na nuvem pode ser o suficiente para atender suas necessidades. No entanto, se sua clínica for robusta, será necessário que mais funcionários tenham acesso ao sistema. Nesse caso, verifique se o ERP está preparado para lidar com diferentes perfis e permissões.

Escute seus colaboradores

Não adianta tentar resolver e analisar todas as necessidades sozinho, por isso, é fundamental conversar com os gestores e colaboradores para fazer um levantamento do que é necessário em cada área.

Muitas vezes, você pode pensar apenas nas demandas financeiras e fiscais, enquanto sua recepcionista enfrenta problemas para controlar a agenda de clientes e os cancelamentos de serviços. Por isso, ter uma visão completa das necessidades é fundamental antes de tomar uma decisão.

Avalie a reputação da empresa

Depois de entender tudo o que você busca no ERP, chegou a hora de partir para a pesquisa de mercado. Faça um levantamento de fornecedores e verifique quais oferecem as melhores soluções.

É muito importante buscar por empresas que tenham experiência e boas referências. Afinal, você vai entregar a ela seus registros mais confidenciais e isso pode influenciar diretamente a saúde do negócio.

Avalie a reputação da marca no mercado, verifique se existem reclamações sérias sobre falta de suporte ou questões de segurança e converse com outros empreendedores para entender como foi a experiência deles.

Verifique se o software atende às particularidades do seu negócio

Mesmo que a empresa seja extremamente confiável e séria, muitas vezes ela não é a opção certa para você. Por isso, é importante verificar também se o fornecedor está habituado a atender outras clínicas do mesmo porte e segmento da sua. Analise todas as funcionalidades oferecidas para o seu tipo de negócio e faça comparações entre os concorrentes.

É importante ter em mente que, muitas vezes, algumas funcionalidades oferecidas não serão úteis para você nesse momento, no entanto, podem ser no futuro conforme o negócio prospera. Por isso, é preciso que o ERP ofereça uma opção de escalabilidade e possibilite que você incorpore novas ferramentas ao seu pacote inicial.

Avalie o custo-benefício

O custo é, com certeza, um dos fatores mais importantes na hora da decisão e, muitas vezes, se torna um impedimento para a implementação de qualquer melhoria no empreendimento. Apesar disso, nem sempre a solução mais barata será uma boa opção, isso porque ela pode automatizar apenas parte dos processos, exigindo ainda que você precise realizar tarefas manualmente.

Por outro lado, ferramentas mais caras podem oferecer uma infinidade de funcionalidades que não fazem sentido para o porte e segmento da sua clínica. Por isso, é importante determinar um orçamento-base e realizar um planejamento financeiro para conseguir escolher a solução que melhor faça sentido e apresente um bom custo-benefício.

Descubra se a empresa oferece suporte técnico qualificado

Apesar de muitas vezes esquecido, esse é um dos pontos mais importantes para se avaliar antes de fazer uma contratação, afinal, você vai comprar um sistema de tecnologia, por isso, precisa que ele funcione da melhor forma possível.

Descarte imediatamente as soluções que não ofereçam suporte e treinamento, pois elas podem ser uma dor de cabeça. Imagine, por exemplo, que seu sistema caia em um dia de grande movimento? Consegue perceber como isso seria um problema se você não tivesse a quem recorrer?

Solicite uma demonstração gratuita

Algumas empresas disponibilizam demonstrações gratuitas antes da contratação e essa pode ser uma excelente forma de conferir se o produto é eficiente, entrega o que promete e é fácil de utilizar. Por isso, sempre que for possível, solicite um período de testes e veja como você e sua equipe se adaptam ao ERP.

Como o Belle Software pode ajudar?

O Belle Software é o mais completo software de gestão focado em clínicas e franquias de estética e SPAs. O sistema facilita a rotina do empreendedor, automatizando todos os processos e oferecendo ferramentas importantes para o segmento.

Entre suas funcionalidades estão agenda, taxa de ocupação da agenda, painel de atendimentos, administração financeira, comissionamento de profissionais, venda de pacotes, marketing, gestão de relacionamento com clientes, perfil de compra, clientes VIP, SMS e e-mail marketing, pesquisa de satisfação, contratos e orçamentos, obrigações fiscais, controle de estoque e muito mais.

O sistema pode ser acessado pelo computador ou por aplicativos, tanto para a clínica quanto para seu cliente não perder nenhum agendamento. Além disso, o Belle Software oferece um período de teste gratuito para que você conheça todas as suas funcionalidades antes da implementação.

O software ERP é uma ferramenta de gestão muito importante para auxiliar na organização e melhorar a produtividade do seu negócio. Ele possibilita automatizar processos e oferece funcionalidades que podem facilitar em muito a administração de sua clínica de estética. Na hora de fazer a implementação, é importante analisar quais as demandas do empreendimento e optar por fornecedores confiáveis e experientes.

O Belle Software está preparado para atender sua clínica e oferecer as melhores soluções tecnológicas para auxiliar na gestão do negócio. Quer conhecer mais sobre tudo o que temos a oferecer? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.