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Ficha de cadastro de clientes: como melhorar a da sua clínica?

Publicado em 08/28/2017

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   Para que uma clínica tenha sucesso na gestão, a organização é essencial, principalmente na hora do atendimento ao cliente. Portanto, no momento de realizar sua ficha de cadastro de clientes, deve-se ter o cuidado para que nenhuma informação relevante seja perdida.

Como organizar a Ficha de Cadastro de Clientes

   Assim, para explicar a importância da gestão na hora de realizar a ficha de cadastro de clientes, preparamos este artigo. Quer saber mais? Não deixe de ler o conteúdo até o fim!

ficha de cadastro de clientes

 Como melhorar a planilha de ficha de cadastro de clientes?

Uma ficha de cadastro de clientes é um documento que ajuda a organizar todos os cadastros realizados. De forma objetiva, o método consiste em coletar, arquivar e classificar todos os dados fornecidos pelos clientes.

Para que uma não haja o risco de perder nenhuma informação importante e para que você tenha em mãos uma ficha de cadastro eficiente, é necessário que o documento contenha alguns dados imprescindíveis, tais quais:

  • nome do cliente;
  • endereço;
  • contato;
  • data da última consulta;
  • informações principais dos procedimentos realizados.

Com o objetivo de melhorar esse processo e garantir um bom atendimento, a clínica deve recorrer a um software de gestão. Com ele, será possível armazenar com segurança todos os cadastros, além de ter disponíveis as informações com facilidade.

Outro ponto vantajoso de contar com um software é a minimização de erros e a agilização do processo, uma vez que ele será todo automatizado.

Como otimizar a gestão de relacionamento com o cliente?

Para um atendimento de qualidade e superior ao dos concorrentes, as clínicas precisam inovar, mostrando a seus clientes que elas buscam sempre os melhores métodos e soluções. Nesse sentido, investir em funcionários treinados e competentes garante um relacionamento de confiança, gerando resultados positivos para o negócio.

Além disso, apostar em tecnologia é outro ponto que não pode ser deixado de lado. Por isso, invista em ferramentas que ajudam você a conhecer melhor o cliente, como um software de gestão. Esse sistema auxilia no preenchimento da ficha do cliente, permitindo, assim, mais personalização no atendimento.

É possível manter os pacientes informados sobre os seus horários por mensagens de SMS — com isso, você também poderá acompanhar melhor suas preferências de horários e a periodicidade de suas visitas à clínica. Munido dessas informações, estreitar o relacionamento fica mais fácil.

Como aprimorar a organização da ficha de cadastro de clientes?

A organização é um dos pilares para alcançar o sucesso nos negócios, principalmente quando falamos em satisfação do cliente. Para que a sua clínica possa se destacar da concorrência, é importante que os dados de seus clientes estejam bem ordenados, de acordo com as informações prestadas por eles.

Dessa forma, você evitará confusões e conflitos desnecessários que podem denegrir a imagem da sua clínica. A seguir, apresentamos 4 dicas essenciais para que você aprimore a organização da ficha de cadastro de clientes.

Acompanhe!

Conte com o auxílio de ferramentas para otimizar a organização

Fazer um controle manual da ficha de cadastro de clientes é um grande erro. Além de não conter informações precisas, o controle manual aumenta as chances de erros que podem comprometer o seu relacionamento com o seu consumidor.

Outro fator prejudicial é a demora para analisar e encontrar os dados necessários para contatar o cliente. Com uma boa ferramenta, você conseguirá montar o cadastro dos seus clientes de uma maneira eficiente, separando as informações coletadas e facilitando o processo de divulgação e contato com o consumidor.

Tenha um histórico de clientes

Obter informações relevantes sobre os seus clientes é importante para melhorar o relacionamento com seus consumidores. Além disso, os retornos financeiros são rápidos, fazendo com que a sua clínica consiga ter mais recursos para investir no desenvolvimento dela.

Esse histórico precisa conter informações importantes, como a preferência de seus clientes. Assim, será mais fácil criar ações específicas para alcançá-los. Portanto, não deixe nenhuma informação de lado. Todas são extremamente necessárias para realizar campanhas eficazes, que realmente atrairão a atenção do seu público.

Concentre todas as informações em um único lugar

Concentrar todas as informações em um único lugar é essencial para manter a organização da sua ficha de cadastro de clientes.

Nesse momento, a tecnologia também pode se tornar uma excelente aliada. Além de não correr o risco de perder informações importantes, o acesso a elas sempre será prático e rápido, evitando longas esperas e otimizando o tempo da sua equipe.

Mantenha dos dados das fichas de cadastros de clientes atualizados

Embora a tecnologia desempenhe um papel muito importante na hora de organizar a ficha de cadastro de clientes, a função da sua equipe também é essencial para a organização.

Afinal, os dados precisam ser atualizados constantemente. Dessa forma, ao criar suas estratégias de fidelização, por exemplo, ficará mais fácil de avaliar qual é a preferência do cliente, evitando que as campanhas realizadas sejam direcionadas para o público errado.

Além disso, você também terá o controle de quais procedimentos o cliente já realizou na sua clínica e, dessa maneira, poderá indicar novas técnicas de acordo com a preferência deles.

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Afinal, qual é a importância da ficha de cadastro de clientes?

Além de conter dados de contato, a ficha de cadastro de clientes oferece as informações de consumo de seus consumidores. Essas informações facilitam a comunicação e a resolução de problemas durante e depois dos procedimentos realizados na clínica.

Esse controle oferece a você a oportunidade de fidelizar seus clientes e ampliar suas vendas, aumentando o seu faturamento e possibilitando que novos investimentos sejam realizados para ampliar o seu negócio.

Como aperfeiçoar a sua gestão de acordo com as lições da clínica Mayo?

Clínica Mayo é um dos hospitais mais renomados dos Estados Unidos. Sua fama se deu graças à sua filosofia em investir fortemente na relação respeitosa e humana com o cliente. Por isso, todos os procedimentos internos são pautados principalmente em função das necessidades dos clientes e não dos funcionários ou da clínica em si.

Assim, os fundadores e irmãos, William e Charles Mayo, implementaram como valores principais dois pontos que tornaram possível o sucesso da clínica: reconhecer que o cliente deve estar sempre em primeiro lugar e a contínua atenção em todos os detalhes e necessidades deles.

Espelhe-se nas ideias da renomada clínica Mayo e tenha sempre em mente que investir em métodos para suprir os anseios e solucionar todos os problemas do cliente deve ser prioridade número um de uma gestão eficiente. Isso só será possível se você tiver uma ficha de cadastro de clientes organizada.

E então, leitor? Entendeu um pouco mais sobre a importância da ficha de cadastro de clientes para melhorar a gestão da sua clínica? Entre em contato conosco: nós temos a solução perfeita para ajudá-lo!

 

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