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Ficha de cadastro de clientes: como melhorar a da sua clínica?

Publicado em 08/28/2017

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Para que uma clínica tenha sucesso na gestão, a organização é essencial, principalmente na hora do atendimento ao cliente. Portanto, no momento de realizar sua ficha de cadastro de clientes, deve-se ter o cuidado para que nenhuma informação relevante seja perdida. Assim, para explicar a importância da gestão na hora de realizar a ficha de clientes, preparamos este artigo.

Quer saber mais? Não deixe de ler o conteúdo até o fim!

Como melhorar a planilha de ficha de cadastro de clientes?

Uma ficha de cadastro de clientes é um documento que ajuda a organizar todos os cadastros realizados. De forma objetiva, o método consiste em coletar, arquivar e classificar todos os dados fornecidos pelos clientes.

Para que uma não haja o risco de perder nenhuma informação importante e para que você tenha em mãos uma ficha de cadastro eficiente, é necessário que o documento contenha alguns dados imprescindíveis, tais quais:

  • nome do cliente;
  • endereço;
  • contato;
  • data da última consulta;
  • informações principais dos procedimentos realizados.

Com o objetivo de melhorar esse processo e garantir um bom atendimento, a clínica deve recorrer a um software de gestão. Com ele, será possível armazenar com segurança todos os cadastros, além de ter disponíveis as informações com facilidade. Outro ponto vantajoso de contar com um software é a minimização de erros e a agilização do processo, uma vez que ele será todo automatizado.

Como otimizar a gestão de relacionamento com o cliente?

Para um atendimento de qualidade e superior ao dos concorrentes, as clínicas precisam inovar, mostrando a seus clientes que elas buscam sempre os melhores métodos e soluções. Nesse sentido, investir em funcionários treinados e competentes garante um relacionamento de confiança, gerando resultados positivos para o negócio.

Além disso, apostar em tecnologia é outro ponto que não pode ser deixado de lado. Por isso, invista em ferramentas que ajudam você a conhecer melhor o cliente, como um software de gestão. Esse sistema auxilia no preenchimento da ficha do cliente, permitindo, assim, mais personalização no atendimento.

É possível manter os pacientes informados sobre os seus horários por mensagens de SMS — com isso, você também poderá acompanhar melhor suas preferências de horários e a periodicidade de suas visitas à clínica. Munido dessas informações, estreitar o relacionamento fica mais fácil.

Como aprimorar a organização da ficha de cadastro de clientes?

A organização é um dos pilares para alcançar o sucesso nos negócios, principalmente quando falamos em satisfação do cliente. Para que a sua clínica possa se destacar da concorrência, é importante que os dados de seus clientes estejam bem ordenados, de acordo com as informações prestadas por eles.

Dessa forma, você evitará confusões e conflitos desnecessários que podem denegrir a imagem da sua clínica. A seguir, apresentamos 4 dicas essenciais para que você aprimore a organização da ficha de cadastro de clientes.

Conte com o auxílio de ferramentas para otimizar a organização

Fazer um controle manual da ficha de cadastro de clientes é um grande erro. Além de não conter informações precisas, o controle manual aumenta as chances de erros que podem comprometer o seu relacionamento com o seu consumidor.

Outro fator prejudicial é a demora para analisar e encontrar os dados necessários para contatar o cliente. Com uma boa ferramenta, você conseguirá montar o cadastro dos seus clientes de uma maneira eficiente, separando as informações coletadas e facilitando o processo de divulgação e contato com o consumidor.

Tenha um histórico de clientes

Obter informações relevantes sobre os seus clientes é importante para melhorar o relacionamento com seus consumidores. Além disso, os retornos financeiros são rápidos, fazendo com que a sua clínica consiga ter mais recursos para investir no desenvolvimento dela.

Esse histórico precisa conter informações importantes, como a preferência de seus clientes. Assim, será mais fácil criar ações específicas para alcançá-los. Portanto, não deixe nenhuma informação de lado. Todas são extremamente necessárias para realizar campanhas eficazes, que realmente atrairão a atenção do seu público.

Concentre todas as informações em um único lugar

Concentrar todas as informações em um único lugar é essencial para manter a organização da sua ficha de cadastro de clientes. Nesse momento, a tecnologia também pode se tornar uma excelente aliada. Além de não correr o risco de perder informações importantes, o acesso a elas sempre será prático e rápido, evitando longas esperas e otimizando o tempo da sua equipe.

Mantenha os dados das fichas de cadastros de clientes atualizados

Embora a tecnologia desempenhe um papel muito importante na hora de organizar a ficha de cadastro de clientes, a função da sua equipe também é essencial para a organização.

Afinal, os dados precisam ser atualizados constantemente. Dessa forma, ao criar suas estratégias de fidelização, por exemplo, ficará mais fácil de avaliar qual é a preferência do cliente, evitando que as campanhas realizadas sejam direcionadas para o público errado.

Além disso, você também terá o controle de quais procedimentos o cliente já realizou na sua clínica e, dessa maneira, poderá indicar novas técnicas de acordo com a preferência deles.

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Afinal, qual é a importância da ficha de cadastro de clientes?

Além de conter dados de contato, a ficha de cadastro de clientes oferece as informações de consumo de seus consumidores. Essas informações facilitam a comunicação e a resolução de problemas durante e depois dos procedimentos realizados na clínica.

Dessa forma, você tem a oportunidade de gerar um atendimento personalizado ao seu público, criando um laço afetivo mais eficaz entre a sua marca e os seus clientes. Isso acaba impactando diretamente na satisfação da sua audiência, refletindo no valor que ela está disposta a pagar pelos seus serviços.

Esse controle oferece a você a oportunidade de fidelizar seus clientes e ampliar suas vendas, aumentando o seu faturamento e possibilitando que novos investimentos sejam realizados para ampliar o seu negócio.

Quais são os benefícios de uma ficha de clientes?

Agora que você já sabe tudo sobre a ficha de cadastro de clientes, separamos alguns dos principais benefícios que elas têm e entender as vantagens que o seu negócio pode contar para potencializar os seus resultados.

Maior fidelização com os clientes

Ao contar com uma ficha de cadastro dos seus clientes, você passa a ter uma ótima oportunidade para melhorar a fidelização do seu público com a sua marca. Dessa forma é possível manter um contato direto com quem já fez algum procedimento em sua clínica, fornecendo um ótimo atendimento pós-vendas.

Dessa forma, ter à sua disposição um maior número de informações sobre o seu público, você poderá estreitar a relação com os seus clientes. Com isso, é possível procurar saber se o atendimento e os procedimentos realizados em sua clínica foram satisfatórios para eles.

Além disso, é possível utilizar o seu banco de dados para a produção de conteúdos personalizados, como e-mails de ofertas e newsletters. Essa ação é uma grande forma de se aproximar do seu público, ajudando no seu relacionamento com os seus clientes.

Novas oportunidades de negócio

As fichas de clientes são ótimos meios de reavaliar o que a sua clínica tem para oferecer ao seu público, permitindo novas oportunidades de negócio no mercado. Por meio dos feedbacks recebidos, você tem todas as opiniões dos seus consumidores sobre os seus serviços.

Com isso, podem surgir novas ideias de como melhorar o atendimento ou, até mesmo, novos procedimentos para você realizar e aumentar ainda mais o seu leque de serviços. Com isso, é possível atrair novos clientes para o seu negócio, além de garantir uma base fidelizada com a sua marca.

Melhor otimização dos processos da clínica

Com um bom programa de gerenciamento de cadastro dos seus clientes, é possível ter maior agilidade durante a realização de diversos processos em sua clínica. Assim, com acesso as mais variadas informações sobre o seu público, a sua equipe é capaz de economizar tempo e direcionar esforços apenas nas questões operacionais do seu negócio.

Por isso, contar com cadastros atualizados em seu sistema é essencial para melhorar a administração da sua clínica, além de potencializar diversos aspectos do seu negócio. Entre eles estão:

Possibilita maior controle de inadimplência

Ao registrar toda a interação que a sua clínica teve com os seus clientes, como o gerenciamento de horários e o histórico de pagamentos, é possível melhorar o foco em possíveis situações de inadimplência. Assim, você poderá projetar a movimentação de entrada em seu fluxo de caixa.

Dessa forma, contar com uma ferramenta de cadastro de clientes, é possível observar com maior precisão o atual cenário de cada um deles que possuem pendências no sistema.

Permite conhecer melhor o seu público

As fichas de cliente são ótimos meios de obter diversas informações sobre a sua rede de consumidores. Assim, é possível realizar um amplo estudo sobre eles, entendendo de fato quais são as suas principais características e traçar um certo padrão de consumo por parte deles.

Com isso, você terá maior sucesso ao identificar clientes que consomem mais, além de quais serviços eles têm preferência em sua clínica. Esse processo de estudo do seu público consegue auxiliar durante a elaboração de novas estratégias de marketing, que vão ser produzidas e direcionadas com base nas características analisadas. Por isso, contar com uma boa ferramenta de cadastro de clientes é a melhor maneira de disponibilizar essas informações, tornando todo esse processo mais simples.

Como aperfeiçoar a sua gestão de acordo com as lições da clínica Mayo?

A Clínica Mayo é um dos hospitais mais renomados dos Estados Unidos. Sua fama se deu graças à sua filosofia em investir fortemente na relação respeitosa e humana com o cliente. Por isso, todos os procedimentos internos são pautados principalmente em função das necessidades dos clientes e não dos funcionários ou da clínica em si.

Assim, os fundadores e irmãos, William e Charles Mayo, implementaram como valores principais dois pontos que tornaram possível o sucesso da clínica: reconhecer que o cliente deve estar sempre em primeiro lugar e a contínua atenção em todos os detalhes e necessidades deles.

Espelhe-se nas ideias da renomada clínica Mayo e tenha sempre em mente que investir em métodos para suprir os anseios e solucionar todos os problemas do cliente deve ser prioridade número um de uma gestão eficiente. Isso só será possível se você tiver uma ficha de cadastro de clientes organizada.

Pronto! Com isso, você já tem todas as informações necessárias para compreender a importância da ficha de clientes em sua clínica! Por isso, procure contar sempre com uma ferramenta de gerenciamento de cadastros. Assim é possível agilizar os processos, evitando com que erros sejam cometidos.

Gostou de aprender sobre a importância de cadastro de clientes e como ele pode ajudar na sua clínica? Então, não deixe de nos curtir no Facebook para acompanhar mais conteúdos como este diretamente do seu feed de notícias!

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