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Como evitar atrasos de clientes na Clínica de Estética

Publicado em 04/04/2018

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Que atire a primeira pedra quem nunca se atrasou para um compromisso na vida, afinal é comum acontecerem imprevistos. O problema é quando ocorrem atrasos de clientes em uma clínica de estética, pois isso significa descontrole da agenda, descontentamento da parte dos clientes e pode resultar em procedimentos feitos às pressas, por isso é preciso saber como evitar atrasos de clientes.

como evitar atrasos de clientes

Como evitar atrasos de clientes na Clínica de Estética

Por mais flexível que se possa ser, é importante garantir que o atendimento seja feito no horário marcado por cada cliente e que você tenha tempo para resolver questões administrativas e mesmo para comer e descansar entre as consultas. Do contrário, vai passar uma impressão ruim para os clientes, de desorganização e despreparo de sua equipe.

Mas como evitar isso? Será que é possível controlar tão bem a sua agenda, de modo que não haja atrasos? A seguir, você confere dicas que vão ajudar você a ter mais controle sobre o seu tempo.

Gerencie seu tempo para evitar atrasos de clientes

O maior exemplo da sua clínica de estética é você. Partindo desta ideia, você é a pessoa que deve ter o maior controle sobre o próprio horário, certo? Portanto, é preciso que não haja atraso de sua parte e que esteja sempre ciente do tempo que os atendimentos vão durar.

Por exemplo, uma consulta inicial é parecida com uma entrevista. Ela vai durar menos tempo do que uma consulta para realizar um procedimento. Do mesmo modo, procedimentos distintos pedem tempos diferentes para acontecer, por isso, procure reservar um tempo adequado para cada um deles.

É evidente que imprevistos podem acontecer, mas tente sempre deixar uma margem de segurança para evitar que você precise deixar um cliente às pressas para atender outro. É sempre importante dedicar um tempo de qualidade ao cliente para que ele se sinta bem, mas também para garantir que o procedimento seja realizado de modo satisfatório.

Caso sobre um tempinho entre uma consulta e outra, aproveite para comer, descansar e até mesmo para realizar tarefas que são necessárias, como ligar para um cliente que não aparece há tempos ou responder um e-mail.

Estabeleça as regras desde o primeiro contato

É importante que todo novo cliente entenda bem o funcionamento da clínica, no momento em que fecha o pacote ou marca a primeira consulta. Explique a ele a importância de chegar alguns minutos antes do horário marcado para anunciar a sua chegada à recepção.

Caso ele tenha algum desconto, você pode especificar os horários de atendimento, pois caso o cliente se atrase para uma das consultas ou não apareça, ele vai precisar esperar outra nova data para agendamento. Isso significa que ele se esforçará mais para chegar dentro do horário que você delimitou.

Se necessário, peça ao cliente para assinar em seu contrato a ciência sobre as regras de funcionamento da clínica. Converse com um advogado sobre isso. Desta forma, você evita problemas e reclamações infundadas.

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Confirme os horários do cliente no dia anterior

Lembrar o cliente do horário da consulta é imprescindível para evitar atrasos e não comparecimentos. Portanto, no dia anterior à consulta é preciso ligar confirmando se realmente ele vai estar disponível no dia e horário agendados. Caso seja preciso que ele fique um período inteiro na clínica, certifique-se de que ele realmente tem disponibilidade.

Muitas vezes, o cliente faz o agendamento sem anotá-lo. Dependendo do movimento de sua clínica, pode ser que ele marque o retorno muito tempo depois da consulta inicial, o que significa que ele pode esquecer de retornar.

Defina uma maneira fácil e rápida de fazer essa confirmação para que sua equipe se organize para realizá-la diariamente com cada cliente. Pode ser por telefone, mas também pode ser por SMS. A vantagem das mensagens de texto é que elas podem ser programadas e, se solicitar que o cliente responda para confirmar o recebimento, você se assegura de que eles as receberam.

Sugira alternativas que beneficiem os dois lados

Pode ser que você ou alguém de sua equipe ligue confirmando a consulta e o cliente diga que vai precisar cancelar. Vamos supor que ele teve um imprevisto ou mesmo se esqueceu de que havia agendado uma consulta em sua clínica. Nesse caso, é preciso sugerir alternativas, ok?

Antes de entrar em contato com o cliente, defina algumas possibilidades de negociação. Por exemplo:

  • alterar a data do agendamento;
  • manter o horário da consulta, mas com outro profissional;
  • manter a data do agendamento, mas modificar o horário, caso esteja com algumas “janelas”.

Tem alguém esperando um encaixe ou uma consulta de emergência? Esse é o momento ideal para entrar em contato e agendar.

Essas são algumas ideias. Tenha uma lista de alternativas que combinem com o estilo e as regras de sua clínica de estética e treine muito bem a sua equipe para fazer as escolhas que beneficiem ambos os lados.

Invista em um sistema inteligente de agendamento

Nada como a boa e velha agenda, não é mesmo? Ela é um dos itens mais essenciais para qualquer negócio.

Atualmente, existem versões da agenda que podem se encaixar na sua rotina e facilitar o ato de anotar os compromissos, mas também a consulta a eles. É o caso das agendas virtuais, as quais podem ser vinculadas ao seu celular com lembretes periódicos, facilitando, assim, o seu controle. Já pensou ter a sua agenda vinculada a um sistema de gestão?

Uma das vantagens de se ter um software de gestão em uma clínica de estética é a possibilidade de ter um gerenciamento global de todos os dados que fazem parte de sua administração. Ele possibilita que você armazene em um mesmo lugar o cadastro do cliente, seus agendamentos e ainda garante que sejam enviados SMS como lembretes de agendamentos de consulta e de pagamentos.

Enfim, é importante que você tenha controle total sobre a sua agenda e sobre a rotina de sua clínica. É evidente que imprevistos são inevitáveis, como um procedimento levar mais tempo do que o previsto ou mesmo acontecerem atrasos de clientes, mas o ideal é sempre estar pronto para solucioná-los de modo que outros clientes não sejam prejudicados. Como saber evitar atrasos de clientes na sua clínica é um conhecimento essencial para todo gestor.

Ter tempo livre ao longo do dia é essencial para cuidar da administração da clínica, mas também para divulgar o seu trabalho. Por falar nisso, como está a divulgação de sua clínica? Para fazer um excelente trabalho também com a promoção do seu negócio, veja como divulgar sua clínica nas redes sociais!

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