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Como manter a agenda otimizada para agendar mais clientes?

Publicado em 02/14/2017

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   Ter uma agenda bem organizada é um dos segredos para o sucesso da sua clínica, portanto vamos aprender a como manter a agenda otimizada para agendar mais clientes. Mesmo que demande um planejamento detalhista dos horários, o benefício supera qualquer esforço.

manter a agenda otimizada para agendar

   Afinal, isso permite que profissionais otimizem o tempo, o que traz maior produtividade para a sua clínica. E, principalmente, os clientes ficam muito mais satisfeitos com a redução dos atrasos.

   Essa satisfação pode atrair clientes em potencial, não é mesmo? Então, que tal conferir algumas dicas para manter a sua agenda preparada para aumentar a clientela? Veja como fazer isso a seguir!

Alterne primeiros atendimentos com atendimentos de rotina

   Para cada um desses tipos de atendimentos, o tempo dispendido é muito diferente.

   Em um primeiro contato, é possível gastar até mais de uma hora para que uma boa relação atendente-cliente seja bem estabelecida que se tiver disponível na sua clínica será a avaliadora a responsável.

   Já os atendimentos de rotina, geralmente são mais rápidos, podendo variar o tempo de acordo com o atendimento.

   Na maioria das vezes, esse tipo de atendimento é mais objetivo, pois, como o cliente já é conhecido, sabe-se previamente de que forma o serviço prestado o agrada mais.

   Assim, para organizar melhor o seu tempo, é importante destacar na sua agenda quais são os atendimentos de rotina e quais são os primeiros atendimentos.

   Dessa forma, é mais fácil aproveitar o período disponível de forma eficiente.

Conheça melhor os seus clientes para manter a agenda otimizada para agendar

   Conhecer as particularidades de cada um dos seus clientes regulares também auxilia na distribuição do seu tempo de maneira equilibrada.

   Para isso, deve-se levar em conta não apenas o motivo principal do tratamento, como também o perfil de cada pessoa.

   Há clientes que demandam maior atenção e têm mais necessidade de falar, o que, sem dúvida, exigirá um tempo mais longo dentro da clínica.

   Intercalar esse tipo de cliente com pessoas que podem ser rapidamente atendidas é uma ótima estratégia para agilizar os seus horários sem prejudicar o cumprimento da sua agenda e assegurar a sua produtividade.

Estipule um intervalo seguro entre atendimentos

   Um problema muito comum no cumprimento da agenda de clínicas são os horários que se sobrepõem. Isso pode ser evitado quando é estabelecido um intervalo de segurança no atendimento entre as clientes.

   Para isso, entre um atendimento e outro, reserve um tempo de no mínimo 10 minutos para que você encerre o atendimento anterior com calma e prepare a clínica para o próximo cliente.

   Assim, o risco de atrasos é menor, o que aumenta a satisfação das pessoas, bem como reduz o tempo de espera na recepção, uma boa dica para manter a agenda otimizada para agendar.

   Conhecer a Taxa de Ociosidade da Agenda é o nível mais avançado que você pode chegar na gestão da agenda, se tiver interesse em saber mais assista um vídeo: Taxa de Ocupação da Agenda.

Com certeza, esse nível de organização atrairá muito mais clientes para a sua clínica!

Confirme os horários marcados com antecedência

   Essa é uma ótima estratégia para que evitar lacunas na sua agenda. Confirmar a presença dos seus clientes na véspera das consultas, por exemplo, pode evitar faltas por esquecimento do horário agendado — motivo muito recorrente, principalmente em atendimentos agendados com até semanas de antecedência.

   Seja por e-mail ou SMS no dia anterior, entre em contato com os seus clientes e verifique quais realmente comparecerão.

   Dessa forma, você pode reorganizar os seus horários de acordo com as consultas desmarcadas — o que abre espaço, por exemplo, para atendimentos de livre demanda.

Conte com o auxílio de um software para atrair clientes

   Aposte em ferramentas tecnológicas para agilizar o atendimento e otimizar a produtividade da sua clínica.

   Para isso, conte com a ajuda de softwares de agendamento. Eles permitem desmarcar e marcar atendimentos, personalizar a agenda segundo a disponibilidade de horários da sua clínica, enviar e criar notificações, dentre várias outras funções.

   Além disso, essas ferramentas oferecem maior facilidade para o profissional que podem integrar com aplicativos do Google Calendar e assim acessar a agenda do seu celular.

 Quer conhecer mais sobre como fazer uma Gestão eficiente de agenda? Baixe nosso ebook Gratuito: Gestão de Agenda.

   Gostou das nossas dicas sobre como manter a sua agenda sempre preparada para atrair clientes? E quais são as estratégias que você já utiliza na sua clínica? Deixe um comentário!

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