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Atendimento humanizado: como oferecer para suas clientes?

Publicado em 10/07/2020

Você já pediu suporte para uma empresa e recebeu um atendimento totalmente robótico e impessoal? Com o avanço da tecnologia, esse tipo de prática está cada vez mais comum. Mas o que muita gente não sabe é que ela pode afastar o cliente, em vez de cativá-lo.

Em contraponto a esse cenário, o atendimento humanizado tem sido a chave para conquistar e fidelizar clientes. No entanto, você sabe como colocar esse conceito em ação? Neste post, listamos algumas dicas importantes para que você consiga prestar um suporte personalizado e atender ainda melhor ao seu público. Confira!

atendimento humanizado

Atendimento Humanizado – Conheça bem o seu cliente

Antes de tudo, é fundamental conhecer muito bem o seu cliente para poder prestar um atendimento personalizado. Com um bom banco de dados, é possível saber como foi a jornada dele até aqui e quais as suas dores e as expectativas.

Com esses dados em mãos, o atendimento ficará mais ágil e preciso, entregando uma experiência completa, que gera melhores resultados e soluções de problemas. Mas tenha atenção e não se esqueça de manter sempre as informações e os dados do cliente atualizados.

Treine a sua equipe

Outra dica fundamental é a preparação de sua equipe de suporte. É importante capacitar os seus colaboradores para que eles tenham jogo de cintura e consigam lidar com as mais diversas situações com empatia e proatividade.

Invista em treinamentos contínuos para os profissionais, reforce a cultura da empresa de um atendimento humanizado e busque ferramentas que ajudem os colaboradores a trabalharem com mais agilidade. Além disso, lembre-se de motivar e reconhecer a sua equipe, mostrando feedbacks positivos e metas alcançadas.

Ouça o cliente e exercite a empatia

A empatia é a palavra-chave quando falamos sobre atendimento humanizado. Perceber as dores do cliente e conseguir se colocar em seu lugar é fundamental para melhorar o relacionamento e criar um canal de diálogo eficiente.

Tenha em mente que, muitas vezes, o cliente já inicia o atendimento relatando experiências negativas e frustrações, por isso, é importante que o atendente ouça todas as suas dores e demonstre calma e um desejo real de solucionar o problema. Se necessário, reforce tudo que foi dito pelo cliente, para garantir que você entendeu e para demonstrar que está ouvindo e buscando soluções.

Respeite o tempo do cliente

Ficar horas em um atendimento esperando que um problema seja resolvido é o pesadelo de quase todo mundo. Por isso, para garantir clientes fiéis e manter uma boa reputação, é importante buscar soluções para agilizar o suporte e reduzir as filas e o tempo de espera.

Procure dar autonomia para que os colaboradores consigam resolver problemas simples sem precisar transferir ligações ou buscar orientação dos supervisores a todo o momento. Além disso, analise os atendimentos no chat e as confirmações de agendamentos para entender se existem gargalos que possam tomar o tempo do cliente excessivamente.

Humanize os seus scripts

A rotina, muitas vezes, acaba fazendo com que o atendimento se torne uma coisa robótica e padronizada. Você, por exemplo, já fez uma pergunta por e-mail ou suporte e recebeu uma resposta padronizada e que parecia somente copiada e colada de outros vários atendimentos?

Esse tipo de programação acaba fazendo com que o cliente se sinta frustrado e sem importância para a empresa, o que desestimula um relacionamento em longo prazo.

Para evitar frustrações, portanto, é importante humanizar e personalizar o seu atendimento. Isso vale tanto para os colaboradores quanto para ferramentas de automação, como os chatbots. Algumas dicas para melhorar o seu script e torná-lo mais humanizado são:

  • chame o cliente sempre pelo nome;
  • use saudações simpáticas e mantenha um clima positivo;
  • dê tempo para que o cliente explique as suas questões com calma;
  • use uma linguagem similar àquela utilizada pelo cliente.

Utilize técnicas de rapport

Rapport é um termo de origem francesa que significa “criar uma conexão”. O conceito é utilizado para melhorar tanto relacionamentos pessoais quanto profissionais e pode ser uma ferramenta poderosa para criar uma ligação com o público e oferecer um atendimento mais humanizado.

Para isso, adote algumas práticas, como:

  • responda aos clientes no mesmo tom de voz e ritmo de sua fala;
  • aproveite as dicas dadas na conversa para gerar empatia;
  • adapte, na medida do possível, a linguagem de acordo com o cliente.

Para estabelecer qual a linguagem ideal para a comunicação, é importante levar em consideração o seu público-alvo. Empresas com um público mais jovem, por exemplo, podem utilizar uma abordagem mais descontraída e leve no atendimento. Já se os principais consumidores são pessoas mais velhas, é preciso haver uma abordagem mais cordial e paciente.

Colha feedbacks

Para entender se o atendimento prestado está realmente cumprindo as metas estipuladas pela empresa, é importante consultar o público e colher feedbacks. Mas tenha atenção e esteja aberto para todo tipo de opinião, sabendo receber reclamações e filtrando as críticas construtivas.

Após receber os feedbacks, analise junto à equipe quais os pontos de atenção e quais os gargalos que precisam de uma ação imediata e busque soluções para melhorar os resultados e fazer com que o atendimento seja ainda mais efetivo.

Utilize as tecnologias a seu favor

Muitas pessoas associam o atendimento humanizado a um processo inteiramente feito por humanos e sem a ajuda de tecnologias, mas não é bem assim. Você pode — e deve — recorrer a ferramentas que agilizem e ajudem no suporte, como os chatbots. No entanto, a programação desse atendimento deve ser feita com cuidado para que a experiência seja positiva.

Além disso, um bom sistema de gestão ERP pode ser a solução para que você mantenha os dados do cliente sempre atualizados e consiga acessar rapidamente todas as informações necessárias para que o suporte seja perfeito. Além disso, é possível manter a agenda da clínica mais organizada, evitando falhas e outros problemas que possam gerar frustrações.

Prestar um atendimento humanizado é a melhor forma de criar um relacionamento duradouro com o cliente e garantir um suporte personalizado e eficiente. Para isso, é importante treinar a sua equipe, pensar com empatia e manter uma boa base de dados para auxiliar na tarefa.

O Belle Software é um sistema de gestão ERP focado em clínicas e franquias de estética, que pode auxiliar muito os seus atendimentos. Quer conhecer melhor os nossos serviços? Então, entre em contato conosco.

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