Como um sistema de gestão de estética facilita a vida das secretárias?

Para quem tem uma clínica de estética, um dos maiores desafios do trabalho diário de gestão é coordenar e acompanhar o trabalho das secretárias e recepcionistas que atuam no estabelecimento, veja como um sistema de gestão de estética pode ajudar nesta atividade.

   A tarefa pode ser árdua, já que muitas informações importantes, quando não executadas corretamente, podem prejudicar todo o funcionamento da clínica. Por esse motivo, muitos empresários têm optado por sistemas de gestão para facilitar a vida das secretárias e tirar uma grande responsabilidade das costas dessas profissionais. E você, ainda não se convenceu que contratar esse tipo de serviço é interessante para a sua clínica? Então confira nosso post para saber como um sistema de gestão de estética pode mudar completamente o trabalho das secretárias!

Facilidade no cadastro de novos clientes

   Cadastrar novos clientes é uma das tarefas que mais toma o tempo de sua secretária na rotina de trabalho na clínica. Ela tem que procurar uma nova ficha, preencher, armazenar no lugar correto e ainda correr o risco de faltar espaço ou até papel para cumprir esse afazer.

   Para evitar esse problema, o sistema de gestão de estética eletrônico pode ser uma ótima alternativa, visto que o cadastro dos novos clientes é feito na tela do computador, de maneira rápida e eficiente, além de ser automaticamente armazenado (em ordem alfabética) no banco de dados do software.

Agendamento simples com sistema de gestão de estética

   Deixe para trás aquelas agendas de papel cheias de rasuras e com pouco espaço para encaixar novos agendamentos de consultas. Com o sistema de gestão de estética, sua secretária vai conseguir visualizar de uma maneira muito mais simples como estão distribuídas as consultas no seu dia, além de agendar rapidamente um atendimento para um novo paciente. Para mais informações leia gratuitamente o ebook: Agenda para Clínicas de Estética.

Emissão de contratos e controle de pagamentos

   Imagine se fosse possível acompanhar de perto o controle dos pagamentos de seus pacientes — ou a emissão de algum contrato de serviço — e enviar essa informação diretamente para seu financeiro fazer as contas? Um sistema de gestão de estética pode fazer isso para você!

   Minimize os problemas da sua clínica permitindo que toda transação seja acompanhada e enviada diretamente para o responsável pela gestão financeira do seu negócio.

Redução de erros durante a rotina de trabalho

   Outra grande vantagem dos sistemas de gestão de estética eletrônicos — capazes de otimizar as rotinas de todos os profissionais, especialmente das secretárias — é a redução de erros executados durante a rotina de trabalho.

   Além disso, fica mais fácil acompanhar as falhas em processos e aprender a evitá-las, visto que o sistema mantém um histórico de tudo que foi feito naquela plataforma, permitindo que a identificação e solução do problema seja mais fácil de ser visualizada.

Facilidade para entrar em contato com o cliente

   Como todas as informações dos pacientes estão armazenadas no sistema de gestão de estética, entrar em contato com eles para confirmar ou cancelar uma consulta se torna uma tarefa muito mais simples e pouco desgastante para sua secretária. Ela pode se comunicar com eles não somente usando o telefone, mas também enviando e-mails e mensagens de texto no celular.

Melhor gerenciamento dos horários de profissionais de uma grande clínica

   Bons sistemas de gestão de estética eletrônica de clínicas contam com outro benefício interessante para as secretárias: a possibilidade de visualizar a agenda de todos os profissionais que atendem naquele estabelecimento.

   Dessa maneira, a secretária consegue saber direitinho qual profissional está agendado para um procedimento específico em uma determinada data e horário, evitando marcar um atendimento para um outro paciente de outro especialista no mesmo momento. Isso ajuda a evitar conflitos entre os profissionais e gerenciar melhor o tempo e espaço da clínica.

   Ter o sistema de gestão de estética digital perfeito pode facilitar, e muito, o trabalho de sua secretária na clínica. Não se esqueça também de que, além de contar com a ajuda da tecnologia, ter uma boa funcionária também é primordial para o sucesso do seu trabalho, por isso não deixe de conferir algumas dicas para contratar a profissional ideal para o seu estabelecimento!