Taxa de ocupação de agenda – como descobrir se a equipe está ociosa?

   Determinar o número ideal de pessoal para a sua clínica é fundamental para manter o orçamento sob controle, evitando gastos desnecessários com folha de pagamento. Se a equipe conta com gente a menos do que a clínica precisa, a qualidade dos serviços ficará comprometida e você poderá perder clientes. Se a equipe está com gente sobrando, você estará perdendo dinheiro ao pagar pessoal a mais. Por isso, a taxa de ocupação de agenda é um dado importantíssimo na gestão de seus negócios, ao determinar o nível de ocupação ou ociosidade da equipe. Vamos falar mais sobre esse assunto neste post, acompanhe!

Taxa de ocupação de agenda

Como descobrir se a equipe da clínica está ociosa?

Alguns sinais podem indicar que um colaborador não tem muito o que fazer:

• Não é pontual para chegar, pois sabe que não haverá trabalho esperando, mas é pontual para sair, pois sua presença depois do horário é desnecessária.
• Faz vários intervalos durante o expediente para tomar um café, lanchar ou ir ao banheiro, onde passa mais tempo do que o necessário.
• Passa muito tempo ao telefone tratando de assuntos pessoais.
• Marca consultas médicas ou outros compromissos particulares dentro do horário de expediente.
• Passa muito tempo em sites de redes sociais ou usando aplicativos de comunicação com amigos durante o horário de trabalho.
• Toma a iniciativa de organizar eventos sociais, como a festa de confraternização de fim de ano, mesmo com meses de antecedência.
• Pede para ficar em casa fazendo os serviços da clínica em seu computador pessoal.

Como administrar a ociosidade da equipe?

   O processo de contratar ou dispensar funcionários é burocrático e oneroso para seus negócios. Por isso, se a ociosidade é sazonal, demitir pode não ser a melhor saída, já que você teria de contratar pessoal novamente quando o número de clientes aumentar.

Você pode tomar algumas medidas para administrar a ociosidade da equipe:

• Remanejar funcionários: quem está ocioso ajuda nas tarefas de quem está sobrecarregado.
• Se as tarefas de hoje já foram feitas, a equipe poderá adiantar as tarefas futuras.
• O tempo ocioso pode ser usado para fazer backup (cópias de segurança em DVD, HD externo ou em nuvem) dos arquivos importantes do computador.
• Podem organizar gavetas e o ambiente de trabalho de uma maneira geral, inclusive separando documentos que podem ser descartados ou papéis para reciclagem.
• Antecipe a conferência do estoque de materiais para períodos de ociosidade da equipe.
• Incentive a equipe a fazer cursos e treinamentos que sejam relevantes para melhorar a qualidade do trabalho.
• Crie uma equipe polivalente, fazendo com que um aprenda as tarefas do outro. Desse modo, se alguém faltar ao trabalho, poderá ter sua tarefa assumida pelo colega.
• Aquele tempo ocioso pode ser usado pela equipe para exercícios de alongamento e relaxamento. É saudável, contribui para o bem-estar dos funcionários e aumenta a produtividade.

Como determinar a taxa de ocupação de agenda?

   Existem softwares muito úteis para a gestão de sua clínica de estética, com os quais você pode otimizar o agendamento de clientes e a distribuição de salas e equipamentos. Esses softwares também oferecem um recurso para determinar a taxa de ocupação de agenda, que define o nível de ocupação ou ociosidade da equipe.

   Para ficar mais claro, você precisa entender alguns conceitos usados no cálculo da taxa de ocupação de agenda:

• Capacidade Instalada é o potencial máximo de atendimento de sua clínica.
• Taxa de Ocupação é o percentual de horas que o profissional ou a clínica (todos os profissionais da clínica) está ocupando sua agenda dentro da sua capacidade instalada.
• Ociosidade é o período sem agendar clientes dentro da capacidade instalada.

Cálculo de taxa de ocupação por clínica

Taxa de ocupação de agenda = total turno dos profissionais (excluindo feriados) /total de horas de todos os profissionais.

   Parece complicado? Não se preocupe, o programa de gestão da Belle Software faz o cálculo para você. Assista o vídeo e veja como é fácil gerenciar a taxa de Ocupação com o Belle Software:

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