Agendamento de tratamentos: como lidar com alta demanda?

   A agenda sobrecarregada é, ao mesmo tempo, uma ótima noticia e um problema. Considerando o alto nível de exigência do público que frequenta clínicas de estética, é preciso lhes garantir uma boa experiência no agendamento de tratamentos.

   Vamos te ajudar com informações simples de aplicar, que não vão consumir muito tempo e garantir um bom resultado. Sua agenda lotada é um bom indicio de que deva estar seguindo as tendências e isso inclui uma experiência de atendimento encantadora. Principalmente se essa visão encaixa com sua proposta, vai adorar a leitura. Vamos às dicas!

Determine regras de agendamento de tratamentos

   Definir normas de agendamento junto à sua equipe é uma ótima atitude para evitar imprevistos. É preciso elaborar prazos de aceitação de atrasos e cancelamentos.

   Entre as ações mais eficientes, está a eliminação de descontos por atrasos e faltas sem aviso ou justificativa, mas você pode considerar outras se desejar. O que não significa que não possa manter certa flexibilidade e analisar cada caso separadamente.

   Se preferir, pode premiar as clientes pontuais e assíduas, o que soa mais amigável. O importante é usar as regras para deixar claro que as faltas não são algo sem importância, o que tende a criar um pouco mais de atenção por parte das clientes.

Invista em treinamentos

   A habilidade da equipe em transmitir essas normas e lidar com situações embaraçosas, normalmente, não é um talento nato. Por isso, o investimento em treinamentos tem alto custo-benefício, tanto pelo aproveitamento do seu tempo quanto por evitar constrangimentos.

   A capacitação é uma ótima oportunidade para trabalhar a integração entre a recepção e os profissionais de saúde, o que é fundamental para garantir eficiência no apoio da equipe ao corpo clínico.

Conte com a tecnologia no agendamento de tratamentos

   A tecnologia aumenta a produtividade e a eficiência de tal forma que garante um retorno sobre investimento significativo em vários aspectos, entre eles, na otimização da agenda.

   Um sistema informatizado facilita o compartilhamento das informações, o controle dos processos de atendimento e dados precisos sobre os agendamentos. Além disso, permite o registro sobre o comportamento das clientes.

   Identificando quem costuma ser pontual e quem mais se atrasa, é possível mesclar essas em um mesmo dia, evitando concentrar as menos assíduas em um mesmo período. Outras ações para diminuir a taxa de desistência também são importantes — em épocas de agenda lotada ou ociosa.

Confirmação da agenda

   A confirmação das tratamentos também é muito importante em uma época de agenda lotada. Com o uso de tecnologia, é possível automatizar esse procedimento com envio de e-mail e SMS, por exemplo. Isso diminui os custos com ligações e aumenta o rendimento da equipe, que pode se dedicar a outras atividades.

Taxa de ocupação da agenda

   Um dos benefícios de um bom sistema de gestão de clínicas é fornecer a taxa de ocupação de agenda, que é um cálculo que ajuda a determinar o quanto ela está ociosa ou ocupada.

   O recurso permite prever épocas críticas, calcular o tamanho ideal da equipe e identificar períodos de menor fluxo, que podem ser usados para atividades paralelas ou ter sua ocupação incentivada, seja com descontos, condições especiais ou oferta de algum serviço eventual — nos casos de locação de algum equipamento, por exemplo.

Cuide do seu cadastro

   Os sistemas informatizados garantem mais segurança para os dados com checagens automáticas, campos específicos e telas especialmente criadas para facilitar o trabalho e evitar erros.

   Se ainda não conta com um, é preciso cuidado redobrado com a qualidade das informações armazenadas. No momento de maior movimento em que seja necessário o contato rápido com uma cliente, se falta alguma informação ou ela está errada, não será possível resolver imprevistos em um tempo razoável.

   Uma última dica é, na verdade, um reforço da necessidade de focar em entregar um atendimento de excelência, contando com uma equipe e recursos que evitem incômodos e prejuízos desnecessários. Toda sua dedicação em prestar um serviço eficiente e de qualidade nos procedimentos clínicos pode ser manchada por um detalhe de menos importância no agendamento de tratamentos.

   Como você costuma trabalhar com o agendamento de tratamentos na sua clínica? Deixe seu comentário aqui no post e conte para nós! Trocar experiência com colegas é sempre um exercício produtivo.